図書電算化立ち上げ作業

ワープロや表計算ソフトの場合買ったその日から使えますが、図書管理システムの場合ソフトだけ買っても何もできません


図書管理システムを使う為には何をすればいいのか?

  1. 図書にバーコードを貼り付ける。
  2. 書籍データを作成する。
    (この時、書誌データには貼り付けられたバーコードのナンバーを入力して、データと図書現物を紐付けする。)

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よくあるご質問

Q:初めから書籍についているバーコード(2段ある)これで蔵書管理が出来ないのですか?
A:一意性がなく複本(同じ本)の管理が出来ないので不可です。

初めから書籍についているバーコードはISBNコードとCコードと呼ばれるコードです。
まず、ISBNコードというのはInternational Standard Book Number=国際標準図書番号の略ですが、平たく言うと商品ナンバーです。
また、Cコードは本を分類(販売対象:1桁、発行形態:1桁、内容:2桁)する為につけられた4桁コードで、つまり複本ではISBNもCコードも全部同じということに成り、「どの本」という一意の特定が出来ません。ゆえに必ずバーコードラベル等の一意に判別可能なシール等を新たに用いる必要があります。

(1) ISBNコードのバーコード
(2) Cコードと価格のバーコード
(3) 目で見えるISBNコードの表示
(4)・(5) 目で見えるCコードと価格の表示

Q:わざわざ書誌データを作成しなくても、バーコードにデータが入っているのではないか?
A:バーコードにデータが入っているという誤解は根強いものがあります。

先の説明でも触れたとおり、私たちが一般に目にするあのすだれ模様のバーコードには20桁程度までの数字と英字、記号が記されているにすぎません。当然、情報など入っていてもせいぜい商品番号と価格程度が限界で、書名・著者名・出版者名・等の書誌データは入っていません。
Q:すでにExcel等で書誌データが作ってあります。このデータを利用できないでしょうか?
A:データの作り方によっては利用できる場合も当然あります。しかし、これらは利用できないケースがほとんどです。
その理由は大きく分けて下記の2つです。

1.データ内容の精度、項目不足
作業者おのおのが、キーボードから入力しているので書誌データ作成の際のルールが徹底できておらず、書誌データにばらつきがでます。(例:「見て分かる日本 日本人の生活・暮らし 絵解きシリーズ」という本で、どれが書名でどれが副書名、叢書名か)
また、書名ヨミ、著者名ヨミの欠落や、もし入力されている場合でも読み方のばらつきや誤りがよく見られます。
この他にも、書誌情報には、出版社や出版年、分類、内容注記・細目・等様々な項目が含まれますが、これらの項目・内容精度不足は、コンピュータ化の最大のメリットの一つである「検索」が生かせないということになります。
また、ISBNコードがあればそれをキーコードにして書誌を特定することにより、MARC(既存の書誌データベースのようなもの)を流用してデータのクリーニング(総入れ替え)が可能なのですが、現在にはこのISBNもほとんどの場合欠落しています。

2.蔵書に手書きされている蔵書番号を利用してデータが作ってある。
既存にExcel等で作成されたデータの蔵書番号は、蔵書実物の表紙の裏に小判型蔵書印とともにボールペンで書いてある番号(受入番号)がそのまま入力されているケースがほとんどです。
この蔵書番号を生かす(=データに合わせてバーコードラベルを貼り付ける)とすると、その蔵書番号に一致させたバーコードを用意して、かつ1冊1冊を全蔵書から探し出して貼り付ける必要があります。蔵書番号は本の配架場所とは全く無関係なのでまさに、大カルタ取り(数万枚?数十万枚?)大会の様相を呈します。しかも、この蔵書番号は数百番台のレベルで重複していることがよくあり、一意に判別可能な番号が前提のコンピュータの世界では使用できません。

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具体的な手順

1. 本と図書カードをマッチング
本にカードを挟みこむ。(コンピュータ化する全蔵書対象)
図書カードに記載してある請求番号(=本の配架場所)を頼りに、該当カードに対応する本を探します。
2. 本にバーコードラベル・図書カードに子ラベルを貼り付ける。
子ラベルにはラベル本体のバーコード情報=コンピュータ化される際の一意番号が記載されています。
3. 図書カードを抜き取り、子ラベルの番号をコンピュータ管理の“登録番号”として書誌データを作成する。

データ作成方法

A)MARCに該当書誌のデータがある場合
MARCデータ 注1)から該当の書誌データを検索 注2)してダウンロード。“登録番号”注3)等図書館独自のデータを付加してデータ登録。
B)MARCに該当書誌のデータが無い場合
図書カードを見ながら“書名” “著者名”等、全データを直にキーボードから入力して作成。

注1)
 既存に構築されている書誌データベースのようなもの。
 市販のものや、国立情報学研究所の提供するものなど様々。
 また提供形態もCDやインターネットなど様々ある。
注2)
 ISBNコードを使って書誌データを検索。ISBNコードが無い場合は図書名や著作名等で該当データを検索。
注3)
 登録番号の入力はカードに貼り付けられた子ラベルの番号を見て入力。
 なお、子ラベルもバーコードにしている場合はバーコードリーダーからも入力可。

ワンポイントアドバイス

データベース化する資料を選別する。
この機会に内容の古い資料や破損のひどい資料を破棄します。
初めにこの作業を行っておかないと、不要になった書籍もデータ化してしまうという無駄な仕事をしてしまうことになります。
バーコードの貼り付け位置
本にバーコードを貼り付ける時の位置ですが、背表紙を右(または左)に本を置いて約2cmずつ空けた位置、または下から約2cmで中央寄せが一般的です。
この方法の場合、本の見開きの方向(右開き・左開き)によりラベルが貼られるのが表側だったり裏側だったりしますが、コンピューター化した後の蔵書点検作業(本を棚から引き出してバーコードをハンディターミナル等で読み込ませる)を考慮すると「背表紙をどちらかに向けて(=背表紙を向ける方向を統一して)」貼り付けるのがベストです。
チェックデジットってなに?
チェックデジットとはバーコードを正しく読んでいるかを検査するために、コード化されている数字列に付け加えられる検査数字です。
バーコードの規格・コード様式や用途によって多くの計算方法が存在します。図書管理に使用するバーコードは一般的にNM7という規格を利用しています。このコードは誤読を起こしにくく、比較的単純な構成で高い印刷精度が要求されないため、宅配便の集配管理、血液銀行、図書館の業務管理、各種会員カード等広く利用されています。レーザープリンターの印刷精度が高い現在、チェックデジットは特に必要ない、という見解が一般的です。
ルール作り(手書き台帳との関連)
既存の図書台帳にペンで記入された蔵書番号と蔵書小判印に記入された番号はそのまままにしておくことをお勧め致します。
また、今後購入する書籍には手書き番号は記入しないようにします。すると、XXX00001~のバーコードが貼ってある書籍は手書きの番号もあり旧台帳にも記入されています。蔵書数を仮に1万冊とすると新規購入図書には2万番台のバーコード(XXX020001~)を貼ります。こうすると番号の重複はありえません。しかも、XXX020001~の書籍は電算化後の新規購入書籍であることがわかります。
今後購入の書籍に関して手書きの台帳は廃止します。台帳も印字された電子化済みの台帳で違いが明白です。

図書電子化準備作業は専門家に相談するのが一番

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最適な手順を決める要素

  • 本の配架場所は請求番号に基づいて、どの程度整理されているか。
  • 図書カードは整備されているか。
  • 蔵書構成は?(古書・専門書が多くないか?)
  • MARCを購入するのか?
  • 既存にExcel等で構築されたデータがあるか?
  • ISBNコードは入力されているか?
  • その他のデータの入力項目・内容精度はどうか?

診断

  • 遡及元:XXXXから遡及(XXXX=図書カード・図書原簿・奥付コピー・図書現物のいずれか)
  • 登録番号のつけ方:従来とは無関係に1から連番で付けていく、又は従来の番号をそのまま使用
  • 使用MARC:XXXMARCを使用、又はMARCは使用しない

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どれくらいの工数がかかるのか?

図書館の整備状況や環境、作業手順によってかなり異なりますが、例えば下記条件の場合1万冊につき約7~8人/月(1人で作業した場合約7~8ヶ月)程かかります。

条件:
図書カードがある程度整備されていてこれを元にMARCからデータ作成
図書館の蔵書データがMARCにヒット(=MARCデータを流用)する比率が約6~7割
図書館システムにデータ登録時には登録番号以外に受入日、配架場所等のローカルデータを数項目追加

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解決策

解決策1 自分で作業

メリット 費用
自力の作業要員の人件費を除けば、MARC購入費用の数十万以外に費用はかかりません。
デメリット 作業手順
図書館の環境によって最適な作業手順は異なります。自力で作業する場合、必ずしも最適な手順が選択されるとは限りません。
最適な手順が選択されなければ更に余計な作業工数がかかってしまいます。
作業精度・作業の質
“図書館電算化準備作業”には先に記載したようなノウハウが多々あります(上記紹介は一部)初めて作業をする自力の作業要員と電算化準備作業に慣れたスタッフ(管理責任者含)では作業の精度や質に大きな差が出ます。
人員確保
そもそも大変な作業工数を要するこの作業には多人数の人員確保が必要不可欠です。
(もしも上記条件で、蔵書が3万冊だった場合、1人で作業を行うと2年近くもかかってしまう計算になります)
しかし実際には、多数の人員を確保するのは大変難しく、確保できたとしても他の業務(本業)の“合間”に一部時間を割くのがせいぜいです。
図書館の閉館期間(作業期間)
作業手順・作業の質・人員確保の全ての面から、自力で作業する場合、図書館の閉館が長期に及んでしまいます。

解決策2 派遣

メリット 人員確保
大変な作業工数を要するこの作業には多数の人員確保が必要不可欠ですが、人を派遣してもらえば計画に必要な人数を確保することが出来ます。
図書館の閉館期間(作業期間)
作業人員を確保できるので短期間での作業が可能となり、図書館の閉館期間を短縮することができます。
デメリット 費用
派遣スタッフの費用がかかります。また、派遣の場合、費用の計算は基本的には時間単価なので、作業工数が長引けば当初の予算以上の費用がかかってしまいます。
作業手順
派遣は基本的には“作業人員の提供”(人手を貸すだけ)なので、業務分析・作業手順等は図書館側の責任において決定しなければなりません。
作業精度・作業の質
図書館側で労務管理を行わなければなりません。派遣スタッフは全て、この図書館が選任した労務管理責任者の管理下で働く形になるので、作業の制度や質は図書館側の責任となります。もちろん、スタッフの中に“作業人員”として不適任な者がいれば要員の交代を要求することができますが、仕事自体の最終責任は図書館側となるので、管理責任者には図書整備業務のノウハウや管理能力が要求されます。

解決策3 業務委託(アウトソース)

メリット 作業手順
図書館電算化業務の専門化が図書館の環境を分析・診断。その図書館に最適な作業手順をご提案します。
作業精度・作業の質
“図書館電算化準備作業”に精通した管理責任者とスタッフが業務を遂行します。
図書館自力の作業や、作業人員だけの派遣の場合とは作業の精度や質に大きな差が出ます。
人員確保
大変な作業工数を要するこの作業には多数の人員確保が必要不可欠ですが、人材派遣の場合と同じく、計画に必要な人数を確保することが出来ます。
図書館の閉館期間(作業期間)
作業人員を確保できるので短期間での作業が可能となると同時に、最適な手順・労務管理の元、図書館の閉館期間を最短に留める事が出来ます。
デメリット 費用
業務委託の費用がかかります。但し一般的に、派遣のような時間単価ではなく、1件処理あたり幾らという契約形態を取るのが通例なので、想定外の工数により予算がオーバーしてしまうことはありません。

解決策1~3の比較

自力 一般派遣 業務委託
作業手順の決定 × ×
作業精度・作業の質(業務ノウハウ) × ×
人員確保 ×
図書館閉館期間(作業期間) ×
費用 × ×

とにかくまずはご相談ください

業務委託する場合の業者選定ポイント

  1. 図書電算化作業の専門性と実績のある業者
  2. 費用
問題点

図書電算化作業で専門性と実績のある業者は多数存在するが、一般的なアウトソーシング業者と比べて相場が高い場合が多い。
一方で一般的なアウトソーシング業者には“図書整備”という特殊な業務を委託するには不安。

業者選定の問題点

図書ビジネス15年のノウハウと各種アウトソーシング請負7年の実績を持つ
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