プライバシーポリシー
（シップス）

個人情報保護方針

株式会社シップスは、「経験と人間の知性とを“総合商品化”した企業」を指針として1990年に設立し、データーエントリー業務を中心に出力・発送業務へと幅を広げてまいりました。情報処理サービス業として多くの｢個人情報｣(マイナンバーを含む)を取り扱う立場であり、個人情報保護について従業者一人一人が、社会的責任を深く認識しながら業務を行っております。
従来より品質の向上を目指すと共に、昨今の社会情勢における「個人情報」の取り扱いに関し、十分に管理してまいりましたが、より一層安全で確実な企業を目指し、個人情報の管理・保護を徹底して行ってまいります。
その為に、日本産業規格（JISQ15001）、業界ガイドラインに準拠し、個人情報保護に関するマネジメントシステムを構築して、以下の事項の確実な履行に努めてまいります。

（1）当社は、「個人情報」を直接取得する場合には、目的を明らかにし本人の同意を得た上で取得し（電磁的記録を含む）、利用・提供に関しては、法令等により要求された場合を除き、本人の同意を受けた範囲内で行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた「個人情報」の取り扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

（2）当社は、お客様より委託された「個人情報」は、お客様の指示に従った管理を行うか、または当社の規定・規則に従った管理を行います。

（3）当社は、「個人情報」の処理を外部に委託する場合には、当社の厳正な管理の下で行います。

（4）当社は、「個人情報」への外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏洩などのリスクに対し、合理的な安全対策及び是正措置を講じ、安全性の確保に努めます。

（5）当社は、「個人情報」に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

（6）当社は、「個人情報」の苦情及び相談の窓口を設け対応致します。

（7）当社は、全従業者に個人情報保護の重要性を十分認識させると共に、構築した「個人情報保護マネジメントシステム」の継続的な改善に努めます。

2004年10月1日制定
2022年8月1日改訂
東京都新宿区西新宿3丁目8番5号　新栄ビル
株式会社シップス
代表取締役　三木真志

個人情報の取扱いについて

（1）利用目的について

個人情報の種類		利用目的	開示対象
[1]	監視カメラによる映像記録	セキュリティ（入退管理）の確保のため、訪問される方に対して防犯上の理由により24時間監視カメラによる映像を記録しております。	〇
[2]	訪問される方の個人情報の取得	セキュリティ（入退管理）の確保のため、来訪者記録票に、会社名・氏名・同行者名などを記入していただきます。	〇
[3]	応募される方・お問い合わせされる方の個人情報の取得	電話による応対にて、氏名・住所・年齢・連絡先などを取得いたします。応募される方の利用目的は、当社の採用活動（選考および選考のために必要な連絡・情報提供等）のために利用するものと致します。尚、採用に至らなかった方の履歴書等の個人情報は、責任をもって廃棄致します。お問い合わせされる方の利用目的は、そのお問合せに関して返信させていただく為に利用するものと致します。	〇
[4]	当社従業者の個人情報	当社で雇用するにあたり直接本人の同意を得て、個人情報を取得いたします。人事・人事管理、給与支払、福利厚生、労務管理、教育・研修、緊急時連絡等に利用するものと致します。	〇
[5]	当社がお客様より委託された個人情報	委託業務遂行のために利用するものと致します。	〇
[6]	営業活動により取得、または、お客さまからのお問合せおよび資料請求により得られた個人情報	当社グループ（下記（3）の「共同利用する当社グループ会社」で列挙された全ての会社を意味する。以下同様。）の新商品、新サービスの企画開発におけるアンケート依頼等当社グループのダイレクトメール、e-Mail等の発送・送信当社グループの業務活動上の必要な報告、連絡、相談	〇

（2）上記目的以外の利用について
上記（1）以外の目的で個人情報を利用する必要が生じた場合には、次の場合を除き、その利用について、ご本人のご同意をいただくものとします。

法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

（3）当社グループにおける共同利用
当社は、営業活動により取得、または、お客さまからのお問合せおよび資料請求により得られた個人情報を、上記の利用目的のため以下のとおり当社グループ内で共同利用いたします。
この場合には、当社が当該情報の管理についての責任を負います。

共同利用する当社グループ会社	リスクモンスター株式会社リスモン・ビジネス・ポータル株式会社リスモン・マッスル・データ株式会社日本アウトソース株式会社株式会社シップス利墨(上海)商务信息咨询有限公司
共同利用する個人情報の項目	氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、勤務先の情報（会社名、所属部課、役職、住所、電話番号、FAX番号）、当社グループのサービスご利用実績
共同利用する個人情報の管理責任者	リスクモンスター株式会社セキュリティ向上委員会　委員長住所　東京都中央区日本橋二丁目16番5号代表者名　藤本　太一
お問い合わせ	電話番号：03-6214-0331 電子メールアドレス： rmg-privacy@riskmonster.co.jp

（4）第三者への提供について
当社では、業務請負または要員派遣に伴い、次の範囲で当該社員等の個人情報を第三者に提供いたします。

業務請負契約または要員派遣契約を履行するための要員スキルを明確にすることを目的とします。
提供する個人情報は「スキルシート」（業務経歴書）に記述された範囲とします。
提供する手段は、文書またはメール添付ファイルによります。
提供先は、業務請負契約又は要員派遣契約の委託元企業に限ります。
当該委託元とは業務請負契約または要員派遣契約を締結いたします。

上記以外では、次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ提供いたしません。

ご本人のご同意をいただいている場合
法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
このプライバシーポリシーにしたがい当社グループ各社間で共同利用する場合

（5）開示対象個人情報の開示等について
当社は、ご本人様からお申し出があったときは、当社が指定する手続に基づいて、当社保有の個人情報の開示等（（6）に定める）に応じます。
開示等のお申し出については以下のお問い合わせ窓口にて受け付けいたします。
なお、開示、利用目的の通知に置きましては手数料をいただくことがありますので、あらかじめ御了承ください。
ただし、次のいずれかに該当する場合は、開示対象にはなりません。

開示等することにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのある場合
開示等することにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのある場合
開示等することにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
開示等することにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのある場合
開示等することにより、当社の事業の遂行に支障が及ぶおそれのある場合

（6）開示等の請求手続きについて
当社が保有する開示対象個人情報に関するご本人又は代理人の方が、次の事項についてご請求等される場合は、下記の「お問合せ窓口」にご連絡ください。
開示請求等に必要な手続き等をご説明いたします。開示等のご請求に対しては、ご本人又は代理人であることを確認した上で、遅延なく対応いたします。

開示対象個人情報の利用目的の通知
開示対象個人情報の開示
開示対象個人情報の訂正、追加又は削除
開示対象個人情報の利用又は提供の停止
開示対象個人情報の第三者提供記録の開示

なお、当社｢個人情報保護マニュアル｣により上記ご請求に応じられない場合は、その旨、理由を付してご通知申し上げますのでご了承下さい。

（7）保有個人データの安全管理のために講じた措置

個人情報保護の基本方針の策定
当社は、個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定しています。
個人データの取扱いに係る規律の整備
個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を行う際の取扱い方法、責任者・担当者および業務等について基本的な取扱い方法を策定しています。
組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者および当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確にし、法や取扱規程への違反、またはその兆候を把握した場合の報告・連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検および内部監査を実施しています。
人的安全管理措置
個人データの取扱いに関して、個人情報の取扱いに関わる規程に定め、従業者に定期的な研修を実施しています。また、個人データの秘密保持に関する契約を従業者と締結しています。
物理的安全管理措置
個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止しています。また、個人データを削除する場合、または個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、容易に復元できない手段にて、削除または廃棄を行います。
技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者および取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取扱う情報システムに対し、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入することで、個人データの漏えい等を防止するための措置を講じています。
外的環境の把握
個人データを外国にある第三者に提供する場合は、個人データを保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。
※当社は国内でのみ個人データを取り扱っています。

（8）個人情報の開示等への対応
当社は、個人情報の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の求めに対し、適切に対応いたします。
請求者がご本人であることを当社が指定する方法により確認したうえで、回答いたします。
開示等のお申し出につきましては、以下に記載の《苦情および相談窓口》までお申し出ください。

■当社の個人情報保護管理者
株式会社シップス　システム部　取締役（情報セキュリティ担当）
〒160-0023　東京都新宿区西新宿3-8-5　新栄ビル
TEL：03-3373-6488

■個人情報のお取り扱いに関するお問合せ窓口(苦情及び相談窓口)
株式会社シップス　個人情報苦情処理責任者
〒160-0023　東京都新宿区西新宿3-8-5　新栄ビル
TEL：03-3373-6488
※窓口受付時間：当社営業日の9:15～17:45

■当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先
※当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。
【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】
【個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています】
認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565 0120-700-799

プライバシーポリシー（シップス）