住所リストを名寄せする効率的な方法と3つの注意点

顧客の住所リストは名寄せが必要

名寄せ前の顧客の住所データは活用NG

顧客の住所リストの名寄せを行っていないなら、最優先してください。名寄せ前の住所リストを活用するのは、リスクが大きすぎます。

社内の複数のデータを1つのデータベースにまとめ、データクレンジングで誤表記や表記ゆれを修正しない限り、信頼できないデータになります。

たとえば顧客1人につき案内ハガキを1枚出す場合も、会社の規模によっては1回の送付で1,000通を超えるケースも多いでしょう。ハガキ代はもちろん、宛名印刷や封入りなどの手間、コストもかかっているわけです。

コストをかけて1,000通のハガキを送っても、住所リストの情報が正しくないと、同じ相手に何枚もハガキが届いてしまうトラブルが想定できます。

顧客満足度がダウン！クレームやトラブルの原因に

住所リストの名寄せ処理をしないと、DMなどの二重送付と商品の未配トラブルが勃発します。パソコンで自動手配する会社が多いので、本当によくあるトラブルです。

分厚いカタログの二重送付もかなり迷惑で、クレーム騒動に発展しかねません。一斉送付されがちなDMのトラブルも、顧客満足度を大幅に下げる引き金になる確率が高いでしょう。

今はスマホが普及しネット社会になっていますが、現在でもハガキなどのDMは顧客の購買意欲のスイッチを押し、購買行動をあと押しする効果があるそうです。うまく活用すれば利益につなげられる一方、使い方次第で逆効果になる可能性もあります。

住所の表記ゆれのまとめ方

住所の表記ゆれトラブル

住所の表記ゆれトラブルの中でも厄介なのが、市区町村の名称変更処理です。市区町村の合併は昔から行われていますが、想像以上に消えた市区町村、新しい名称がついた市区町村が多いことがわかります。

いわゆる“平成の大合併”だけでも、たった3年間で1,353もの市町村が吸収合併されました。現在でも、毎年コンスタントに市区町村の合併は実施されているため、データクレンジングも定期的に行う必要があります。

住所の丁目番地は数字？ハイフン？

住所リストが古いと、漢数字が占める割合が大きくなります。漢数字の表記も「一ノ一ノ一」や「一の一の一」、「一丁目一番地一号」などバラバラです。

算用数字に使われるハイフンも全角、半角、機種依存文字など入力する人間によって使う記号が異なります。こういった表記ゆれを「算用数字とハイフンで表記し、半角でそろえる」などルールを決めて、統一しなければなりません。

「Office」は英語？カタカナ？

“Office”がつく会社の住所の整備も、まとめるときに気を使います。英語のアルファベット表記なのか、カタカナ表記なのか正式に登録されている表記方法を調べる必要があります。

大文字or小文字問題

会社名にアルファベット表記が含まれる場合、大文字か小文字か正式名称を調べ、統一しましょう。たとえば“Office”の場合「Office」と最初の文字だけ大文字で表記するケースもよくあります。

1文字1文字完全に一致させないとAIが認識してくれない確率が高いため、慎重にデータクレンジングを行わなければなりません。

住所リストを名寄せする効率的な方法

抜け漏れ多発！素人の手動入力作業はデメリットが多い

社内の人間で住所リストの名寄せをすれば「コストをかけずに効率よく進められそう」と考える人もいるでしょう。たしかにプロセスの1つ1つはシンプルなので、不可能ではありません。

ただ、単純作業とはいえ、住所リストの名寄せを短期間で正確に処理するのは、プロのスキルが必要です。不慣れな社内の人間だけで手作業で進めても、抜け漏れ多発の信頼できないリストになる確率が高いでしょう。

精度が低いクレンジングツールも

手作業で住所リストを名寄せする場合は、効率的に進めるために名寄せツールやデータクレンジングツールを使うことになります。

たしかにツールを活用した方がヒューマンエラーを抑えられますが、ツールによっては精度が低いものもあるので、注意しましょう。反対に、ハイレベルすぎて使いこなせないツールも少なくありません。

プロのデータクレンジングサービスなら安心

住所リストの名寄せを一番効率よく行う方法は、プロのデータクレンジングサービスを利用することです。名寄せツールのマニュアルを読み込むこともなく、必要なプロセスをすべて任せられます。

住所リストの不備のせいでトラブルが起きると、ミスをカバーするために損失が重なります。トラブルが勃発したせいで「情報管理がいい加減な会社」のイメージがついてしまい、他の取引にも影響が及ぶおそれもあります。

一刻もはやく住所リストを整え、正確なデータを活用するためにも、データ入力代行会社に依頼するのが一番の近道になるはずです。

データクレンジングサービスを選ぶときの注意点3つ

1.安くても･･･日本語独自の表現を理解しているか

コスト対策のために海外の人材を雇用する会社も増えています。安くても、日本語独自の表現を理解していないオペレーターが多いと、ミスにつながりかねません。

海外の入力センターでも日本語教育のサポート体制がしっかりしている会社なら安心できるので、教育システムなどをチェックしましょう。

2.企業のデータクレンジングはスピード重視

企業の住所リストは膨大な量になるので、スピード処理できない会社だとかなり待たされることになります。大企業になるほど新たな会社がグループ傘下に加わることも多く、定期メンテナンスも含め、データクレンジングの業務がつねに山積みです。

短い納期にも対応できる代行会社なら、頼りになるビジネスパートナーになるでしょう。

3.長期契約できる？名寄せは定期的に必要

名寄せは定期的にメンテナンスを実施し、つねに正確で最新の情報が反映されている必要があります。そのため、長期契約に向いているサポート体制の整っている会社がおすすめです。

細かい表記ゆれに対応！リスモン・マッスル・データグループのデータクレンジングサービス

リスモン・マッスル・データグループのデータクレンジングサービスは、精度の高さで定評があります。国内外に7ヶ所も自社の入力センターを設置し、リーズナブルな価格を実現しています。海外センターのオペレーターに対して継続的に日本語の教育サポートも行っているため、安心です。ミスをなくすための厳しいベリファイ入力など厳しいルールも徹底しています。表記ゆれの具体的な対応方法をご紹介しましょう。

市町村合併に伴う変換処理もOK

市区町村の合併に伴う変換処理も得意分野です。さいたま市になった浦和、大宮、与野など、変換処理が必要な地名は数えきれないほどありますが、こういった住所表記の変換にも迅速、かつ正確に処理可能です。

住所切り分け処理もOK

住所の切り分け処理も依頼できます。顧客にDM送付する際の宛名ラベルは、住所の切り分け処理によって見栄えがよくなります。住所検索もスムーズになることもメリットの1つです。

丁番号の統一もOK

丁番号の統一も正確に処理してくれます。漢数字を算用数字に変換し、ハイフンの全角、半角も統一する処理を行います。

郵便番号のエラーチェックもOK

郵便番号が抜けていても、住所から判断して番号を付与できます。市の名前が抜けおちている場合など、住所が正しくないために郵便番号がつけられずにいるケースも、番号の抜けをピックアップし「住所の修正+郵便番号付番」を行ってくれます。

市外局番や電話番号の不備もOK

正しい住所の情報があれば、市外局番が抜けていても付与できます。電話番号も桁数がおかしい場合、エラーとしてチェック可能です。

組織名の統一処理もOK

住所が正しくても組織の名称が変更されていることもよくあります。略称で表記されていても正式名称を調べ、前株と後株の表記ミスも修正可能です。