東京でスキャニング代行サービスを探している方へ！
選び方や注意点を徹底解説

スキャニング代行サービスに頼めること

文書データの電子化

文書データを電子化するとき、正確性とスピードを求めるならプロに依頼した方が得策です。専門の会社では高い精度で納品するため、スキャニングの機器も業務用の本格的なものを導入しています。

複数メーカーのスキャナーを揃え、業務によって使い分けている会社も少なくありません。スキャン後も文字の潰れを見つけたり文字サイズを揃えたりするため、複数のスタッフでミスの検出にあたり、高いクオリティで仕上げてくれます。

契約書などの重要書類の電子化

2001年に施行されたIT書面一括法に続き、2021年には押印が廃止され、契約書デジタル化の大きな波が押し寄せている状況です。

すでにある契約書をスキャンしてデータ化するときも、代行サービスが便利です。紙媒体からデータ保存に切り替えれば、オフィスの省スペース効果も期待できます。

さらに、これから交わす契約方法を電子契約に切り替える仕組みづくりも、代行サービスに依頼可能です。

社内にITを担当できるエキスパートがいない場合、代行会社を頼りましょう。おすすめは、BPO企業の代行サービスです。

サービスの幅が広く、電子契約書の仕組みづくりなど業務効率化のための具体策も提案してもらえるので、改革を一気に進められます。ただし、電子化できる契約書とできない契約書があるので、ご注意ください。

電子化できる契約書：取引基本契約書、業務委託契約書、秘密保持契約書(NDA)、売買契約書、株式譲渡契約書、雇用契約書、ライセンス契約書、リース契約書、工事請負契約書、代理店契約書など

電子化できない契約書：事業用定期借地契約、農地の賃貸借契約書、任意後見契約書など

検索しやすくなるOCR処理

代行サービスのスキャニングでは、OCR処理もお願いできます。OCRは画像データのテキスト部分を認識し、文字データに自動変換してくれる認識機能のことを指します。

単純なデータ化では、必要な情報を取り出すのが大変です。1つ1つファイルを開いて中身を確認しなければなりません。

その点、OCR技術ならスキャンと同時に文書を保存し、保存した情報をキーワードで簡単に検索できる状態に整理できます。

印刷用にデータの解像度を調節

データ解像度の調節も、プロの手を借りた方がよい作業です。実は、解像度の調節こそ、スキャニングでもっとも重要なポイントになります。

とくに印刷する写真や画像のスキャニングでは、解像度の調節が欠かせません。スキャニングの場合、原本の種類や保存形態、用途によって解像度を細かく変更する必要があります。

圧縮技術を駆使しながら最適な数値を選び、容量を抑えつつ美しく仕上げるのは、プロの技が光る部分です。

写真や製本の電子化もOK

写真や製本の電子化も、スキャニング代行サービスが頼りになります。ただし、依頼内容によって専用機器と技術が必要になるので、設備面をしっかり見極めましょう。

例えば写真の電子化も、高い解像度を求められます。300～400dpiが上限の会社より500～600dpiまで対応できる会社の方が、より鮮明さを追求できます。

製本の電子化も、種類によってやり方と必要な機器が違います。見開きで1枚の図面を表示する観音製本なら、一般的なオーバーヘッド型スキャナーで対応できます。

一方、ペラ折りされた図面を糊やビスで留めている折り製本は、解体＆再製本が必要です。大きさもポスター以上のサイズになると、大型画面もカバーできるフラッドベッドスキャナーがない会社には「受注不可」と判断されることも。

東京のスキャニング代行サービスを選ぶコツと注意点

代行して欲しいスキャニングサービスに対応しているか

東京のスキャニング代行サービスはたくさんありますが、会社によって対応できるサービスは異なります。

得意分野も違うので、依頼内容をはっきり決めてから対応できる会社を絞り込みましょう。

東京以外でも出張できるか

出張スキャニングサービスを利用する予定なら、どこまで出向いてもらえるか、対応地域もチェックしておきましょう。

東京のスキャニングサービスだと、都内近郊に出張可能エリアを限定している会社も少なくありません。データの量が膨大な場合、チームを組み、長期で出張にきてくれるサービスも便利です。

料金は見積もり金額を比較

スキャニング代行サービスを見比べるときは、実際に依頼する内容で複数の会社に見積もりを出してもらいましょう。

納期やデータ量、オプションの有無で金額は上下します。かならず相見積もりをとり、金額とサービス内容を比較してください。

スキャニングサービスのクオリティは実績をチェック

設立したばかりで実績があまりない会社だと、ニーズに柔軟に応えるのが難しいかもしれません。実績が豊富な会社はノウハウも培っているため、細かい要望にもしっかり応えられる度量があります。

今までの取引社数や会社の設立年数を調べ、実績も確認しておきましょう。金融機関や大手企業と長年取引があるような会社なら、信頼性も高いと判断できます。

セキュリティレベルは取得認証で判断できる

セキュリティ体制が甘い会社に、大事なデータは預けられません。機密性の高い書類も任せられるかどうか、厳しくチェックしましょう。

情報セキュリティ認証資格の有無で、セキュリティレベルは判断できます。さらにサイバー攻撃に対する備えや建物自体の防犯対策･･･など色々な角度から安全性を調べ、安心して依頼できる会社かどうか確かめる必要があります。

東京のスキャニング代行サービスは
実績のあるリスモン・マッスル・データグループへ

東京のスキャニング代行サービスの中でもとくに信頼性が高いのが、実績が豊富なリスモン・マッスル・データグループです。

国際規格のセキュリティ体制で契約書などを電子化

契約書の電子化を検討している方にも、セキュリティ体制が万全なリスモン・マッスル・データグループは安心です。

プライバシーマーク、国際規格のセキュリティ認証ISO/ICE27001を取得しているので、機密性の高い契約書のスキャニングも安心して依頼できます。

他にも、データ伝送時に個人情報を分割する対策、ファイヤーウォール完備、建物の防犯対策など、情報を守るための体制を整えています。

スキャニングからDM発送までサービスの対応範囲が広い

リスモン・マッスル・データグループの魅力は、スキャニングはもちろんDMの宛名ラベル作成、発送代行サービスなど、サービスラインナップが充実していることです。

アウトソーシングできる作業はすべてお任せして、大幅な業務効率化を実現できます。

スキャニングデータを分析・活用する提案力はBPO企業の強み

リスモン・マッスル・データグループのサービスは、スキャニング作業だけでは終わりません。スキャニングしたデータを分析し、どう活用すればよいのか、コンサルの立場で提案もしてくれます。

「社員が本来の業務に集中できる職場環境を整えたい」と本気で望む企業から、熱い支持を得ています。