名刺スキャン代行サービスを使う時の大事なポイント

アプリ？スキャナー？名刺スキャンの様々な方法

名刺はデータ化して管理&活用する時代に

紙の名刺をもてあましつつ、完全なデータ化に移行できずにいる会社も多いでしょう。しかしAI時代、ペーパーレス時代に突入している現在、名刺のデータ化は必須です。

代行会社のサービスはもちろん、手軽なアプリや本格的なスキャナーも色々あるので、名刺はデータ化して管理し、ビジネスに活用しましょう。

紙の名刺は社内でも共有しにくく、探すときも時間がかかります。ペーパーレス化を進めれば「名刺の紙で指が切れた」なんてトラブルも激減するはずです。

撮影が大変！スマホアプリは個人向き？

スキャン機能がついたスマホの名刺管理アプリもたくさん登場しています。無料アプリも多いので、コストをかけずに名刺をデータ管理できます。

ただ、会社の名刺を管理するときは膨大な枚数になるので、スマホアプリでは対応しきれないことも･･･大体1度に3～4枚までしか撮影できないので、未処理の名刺が数百枚もある場合、とても先が見えない作業になります。

長年キャリアのある営業パーソンなら、1,000枚以上の名刺をストックしていてもおかしくありません。

大量の名刺はスキャナーが便利

大量の名刺を自力でデータ化するなら、スマホアプリより名刺スキャナーが役立ちます。名刺スキャナーは名刺を読み取りデータ化するための専用機器で、顧客情報を社内で共有したいときも便利です。

時間がかかる！名刺スキャナーのデメリット面を考察

モバイル？据え置き？

名刺スキャナーはモバイルと据え置きの2択になります。コンパクトなモバイルタイプは持ち運びやすいメリットがありますが、大量処理には向いていません。

大量の名刺をスピード処理したいときは、据え置きタイプが向いています。ただし高いものでは6万円近くするので、コスト面が気になるところです。

実際、何万円も出して名刺スキャナーを入手したものの、セルフスキャンに限界を感じ、結局データ入力の代行会社に依頼するパターンもよくあります。

読み取り精度が低いと･･･

せっかく名刺スキャナーを購入したのに、使わなくなるケースも多いようです。不満に感じるポイントの1つは、読み取り精度の低さです。

名刺スキャナーには、名刺の文字情報を光学的に読み込んで認識するOCR機能がついています。したがって、スキャナーを使えば、1文字1文字すべて手作業で打ち込むより、大幅な時間短縮が可能です。

ただ、OCR機能のレベルには差があるので、肝心な読み取り精度が低いと認識できない文字が増え、訂正する手間がかかります。文字の認識度は最低でも80％を超えるものを選びましょう。

また、外国語をふくむ名刺を多く扱う場合、外国語も対応できるOCR機能かどうかチェックしてください。

スキャン以外の時間もかかる

名刺スキャナーを使った名刺管理方法で挫折しやすいのは、スキャン以外の時間もかかるからです。

そもそも、完全手作業による打ち込みよりは効率的になるとはいえ、スキャナーの読み取り時間は1枚5秒前後で、高速タイプでも1枚3秒はかかります。10～20枚の名刺をスキャンするのに最低でも1分はかかる計算です。

大量のスキャンを予定している方は、1枚1枚手差しで名刺をセットするタイプではなく、自動原稿送り機能のADF機能がついているスキャナーを選びましょう。

ただ、名刺の量が多い場合は名刺スキャナーより名刺のデータ入力代行サービスの方が向いているかもしれません。名刺スキャナーはスキャンするだけでもセット、設定などの手間がかかる上、読み込んだあとも管理のための作業が必要です。

エクセルや名刺管理ソフトと連携し、社内で名刺データを共有できるよう管理します。スキャナーや管理ソフト、アプリなど専用のツールを使えば効率的に作業を進められるものの、時間と労力はそれなりにかかります。

少しでも本業に専念する時間とエネルギーを確保したいなら、名刺スキャン代行サービスを利用した方が費用対効果を実感できそうです。

名刺スキャン代行サービスは便利？リスクもチェック

名刺スキャン代行サービスのメリット

名刺スキャン代行サービスのメリットは、本業のために費やせる時間を増やせることです。紙の名刺は保管するスペースも確保しなければなりませんが、探すのも大変です。

ある調査では、名刺を探すのに1回6分ほどかかるとの結果が出ました。毎日1回名刺を探すだけでも、年間20時間以上もの時間を消費している計算になります。実際は1回どころか、1日に何度も名刺を探したり、スキャンのための時間を奪われたりしているので、もっと大きなロスタイムになっているはずです。

このロスタイムを一気に減らせるのが、名刺スキャン代行サービスです。名刺スキャンに加え、社内で共有、管理しやすい形に整えることも可能です。

ハイレベルなスキャン代行会社に依頼すれば、成約率の高さを反映させながらリストを作成したり、商談時のやりとりも記録して名刺データに添えたり、高度な活用方法もできます。

秘匿性の高い個人情報が漏れる可能性

デメリットとして、依頼する会社のセキュリティ体制によっては、個人情報が漏れるおそれがあります。名刺は個人情報の塊なので、見込み客の情報を外部に漏洩することがないよう、セキュリティ体制の見極めが大切です。

プライバシー・マークの取得など、安全性が客観的に証明されている会社なら、安心して依頼できるでしょう。

スキャン精度のばらつき

名刺スキャンの代行を外注するときは、精度のばらつきがない専門の会社を探しましょう。クラウドソーシングの人材やスキャン代行会社のクオリティはピンキリで、中には著作権を侵害する違法なスキャニングサービスを提供しているところも･･･。

精度の低いスキャナーを使い、素人同然のスタッフがサービスを引き受けているケースもあるので、注意が必要です。精度のばらつきが不安になるような会社は絶対に避けましょう。

信頼できる3つの理由！リスモン・マッスル・データグループのスキャニング代行サービス

名刺スキャン代行サービスの中でも、とくに支持率が高い会社がリスモン・マッスル・データグループです。

50年以上の歴史！メガバンクなど取引実績が豊富

リスモン・マッスル・データグループは、50年以上の歴史がある老舗企業です。国内を代表するメガバンクとの継続取引も多く、大事な名刺データを安心して預けられます。

セキュリティ体制も万全で、プライバシー・マークやISO/IEC27001の認証取得など第三者機関から個人情報の保護体制のレベルの高さが認められています。

業務効率UPのノウハウも！多様なスキャニング技術

スキャニングの処理方法は、自動読込と手差しの両方に対応可能です。スキャニング技術が高いため、名刺の量や状態、希望条件にフレキシブルに合わせてもらえます。

データ化した名刺情報の活用方法など、業務効率をさらに上げるためのノウハウもあるので、マーケティング戦略の相談先にも最適です。

郵送までワンストップでOK

リスモン・マッスル・データグループは名刺のスキャン代行サービスにも、多様なサービスを用意しています。

ハガキなどDM発送も、宛名ラベルの印字から印刷、郵送までワンストップで依頼可能です。1日の労働時間は限られているので、代行サービスをうまく活用し、コア業務に集中するための時間を確保しましょう。