名刺管理はどうする？代行サービスの活用法と注意点

名刺管理に便利なデータ化ツール検証

名刺データが大量だとスキャナー処理に時間がかかる

名刺管理の方法として、今まではスキャナーが人気でした。名刺には会社の名前や住所、氏名、役職、所属部署など多岐にわたる情報が詰め込まれているので、1枚1枚パソコンで入力するのは大変な作業です。

スキャナーを使えば1枚3～5秒で名刺全体の情報を取り込めるため、大幅な時短対策になります。ただし、社会人がもらう名刺の枚数は平均でも1,000～2,000枚以上です。名刺の枚数が増えるほど、スキャニングする作業のためにかなりの時間を奪われることになります。

1,000～2,000枚以上です。名刺の枚数が増えるほど、スキャニングする作業のためにかなりの時間を奪われることになります。

名刺管理ソフトの料金は会社用だと高額

スキャナーを使って自力で名刺管理をするのに限界を感じ、名刺管理ソフトの導入を検討している方もいらっしゃるでしょう。

たしかに名刺管理ソフトは、スマホのカメラ機能で名刺をスキャンできるので、手軽な手段です。情報のデータベース化ができるタイプもあります。情報を共有する機能など便利な一面はあるものの、自力で作業するやり方には変わりありません。

スキャンする時間やデータをアップロードする手間暇もかかります。また、機能性が高い会社用の有料ソフトは高額な月額使用料もかかるので、「意外とコスパが悪い」なんてネガティブな意見も目立ちます。

名刺のデータ管理は入力代行やスキャンサービスが便利

結局は自力･･･というスキャナーと名刺管理ソフトのデメリット面が浮き彫りになり、最近はスキャンや名刺管理の代行サービスを利用するビジネスパーソンが急増しています。

とくに大量の名刺を扱う職種は、名刺管理の仕方が営業成績を左右するといっても大げさではありません。たとえ身銭を切って代行サービスに依頼しても、リターンは十分に見込めるはずです。

名刺管理はデータ入力代行サービスを活用しよう

出張してくれるスキャン代行サービスも

名刺管理の代行サービスが気になってはいるものの「万が一情報が漏れてしまったら大変なことに･･･」なんて不安を感じている方もいらっしゃるでしょう。たしかに名刺には大事な個人情報が凝縮されているため、外部に持ち出すのは抵抗を感じるかもしれません。

セキュリティ面を重視して名刺管理作業の時短を目指すなら、出張スキャン代行サービスもおすすめです。出張スキャン代行サービスなら、スキャニング作業をアウトソーシングするにも関わらず、会社の外に名刺を持ち出さずに済みます。

スタッフがオフィスまで来て目の前でスキャンしてくれるので、作業の様子も確認可能です。名刺を郵送するための時間もカットできます。

BPO企業なら名刺管理からデータの営業活用方法まで提案

出張スキャニングサービスは、人気上昇中のサービスです。ただし、サービス内容は本当にシンプルで、基本的に名刺の単純なスキャニング作業しかお願いできません。

さらに上をいく名刺管理術を手に入れたいなら、本格的な名刺管理代行サービスがおすすめです。名刺情報をデータする作業はもちろん、情報の紐づけで検索性を上げるサービス、見込み客に絞ったリスト化、リスト先にDM発送するサービス･･･など色々な代行サービスが揃っています。

中でも、業務効率化のプロであるBPO企業の代行サービスなら、電子化した名刺データの運用方法までコンサルしてくれるため、桁違いの時短＆利益UPを期待できます。

名刺のデータ入力代行サービスを依頼するときの注意点

入力データの精度が低いと修正対応に追われることに･･･

名刺のデータ入力代行サービスを利用すると、ノンコア業務に追われる時間をカットできます。捻出できる時間の長さは、スキャナーや名刺管理ソフトとは比べものになりません。

ただし名刺のデータ入力代行サービスも、会社によってクオリティには差があります。入力データの精度が低いと、修正のためにやりとりする手間があるため、会社は慎重に選びましょう。

仕上がったデータベースの信頼性にも関わるため、安さだけで依頼する会社を決めてはいけません。

名刺の管理トラブルが不正アクセスのきっかけになることも

名刺のデータ入力代行サービスを活用するときは、費用の問題以上にセキュリティ対策の内容で会社を見比べる必要があります。セキュリティ環境が悪い会社には、情報漏洩、不正アクセスなどトラブルが勃発するリスクを伴います。

代行会社を信用できるかどうかの指標になるのが、プライバシーマークやISO27001などの認証です。個人情報や機密情報の取り扱いに関して、一定のレベルをクリアしている会社にはこういった認証が与えられているので、参考にしてください。

名刺のデータ入力代行サービスは国際規格のリスモン・マッスル・データグループが安心

名刺のデータ入力代行サービスの中でも、安全性で評価されているのがリスモン・マッスル・データグループです。BPO企業なので名刺をデータ化したあとのコンサルまでお願いできる上、国内最高レベルのセキュリティ体制が整っています。

さらに専用通信ソフトの使用やファイアーウォールの完備など、ネットワークを安全に使うための対策も施しています。ネットワークは便利な反面、標的型サイバー攻撃に遭うリスクを伴います。

セキュリティ対策を最重要視するリスモン・マッスル・データ・グループでは、二重三重の安全対策を実行しているため、大切な名刺も信頼して預けられます。名刺の受け渡しは、郵送、持ち込み、デリバリによるやり取りの他、データ受信も選べます。

プライバシーマークなどのセキュリティ認証を取得

リスモン・マッスル・データグループは、プライバシーマーク、ISO27001といったセキュリティ認証も取得しています。

このような認証は、厳しい管理体制が整備されていることを客観的に証明する証拠です。安心して名刺管理代行サービスを利用できます。