文字入力代行サービスの選び方と注意点！安さで選ぶのはNG？

文字入力の色々な代行サービス

手書きや活字の文字情報をテキストにする

手書きの文字のデータ化は、文字入力代行の代表的なサービスです。手書き文字はとにかく読みにくいところが問題ですよね。鉛筆やインクの文字が薄れて読み取れないと、入力作業のストレスも倍増します。

同じ文章量でも手書きの情報は読むのに時間がかかる上、社内の共有にも向きません。古い資料や領収書など、手書き文字の情報が大量に残っているなら、代行サービスに依頼してテキスト化しましょう。

入力した文字データの保管

書類など紙の資料をデータ化すると、ペーパーレス化を一気に進められます。紙はかさばるので、保管するスペースを確保するのも大変です。

不要になった原本の処理まで依頼できる会社もあります。一方、データを取得したあとの原本も保管しておきたいときは、保管用の専用倉庫がある会社が便利です。

HTMLタグの挿入や文章校正のオプション

文字入力代行サービスの中には、文章の校正はもちろん、HTMLタグの挿入もオプションで頼める会社もあります。データ入力後、テキストエディターで改行や太字のタグを挿入する作業まで任せられると、現場担当者の負担が激減します。

文字入力の代行料金は見積もりで計算

単価ではなく見積もり金額で比較

文字入力の代行料金は、オプションの内容や納期によって変わります。単価ではなく、見積もり金額で見比べましょう。

納期がはやいほど費用も高くなる

同じ依頼内容でも、納期が短いほど費用も高くなります。急いでいるときは納期の短縮分がどれぐらい費用に反映されるのか、事前に確認する必要があります。

原本の状態で作業単価が変動することも

原本の状態の悪さも、作業単価が高くなる条件の1つです。劣化して文字が読み取れず、紙の虫食いもひどい･･･、このような状態だと機械で読み取れないため、完全手作業となり追加料金が発生するおそれがあります。

タグの挿入などオプションの有無

HTMLタグの挿入など、オプションをつけるとその分見積もり金額も高くなります。データのリスト化やメール送信、DM発送など便利なオプションは色々ありますが、予算の範囲内におさまるかどうか見積もり金額をチェックしてから契約を交わしましょう。

安い文字入力代行でありがちなトラブル

メール返信に時間がかかる

いくら安くても、問い合わせの時点でメールの返信が遅い会社は避けましょう。追加注文や修正にたいして、フレキシブルな対応が期待できそうにありません。現場で人手不足に陥っている確率も高く、なにかとトラブルになる予感がします。

検証体制が甘いとミスを多発

入力精度が低い会社も問題です。精度の高さで定評がある会社は、人材を採用するときもキャリアやスキルを重視し、雇用後もミスを防ぐためのベリファイ入力など検証体制を厳しくしています。

ホームページや資料で入力方法や検証体制について触れていない会社は、信用できないかもしれません。ミスが多いと修正対応に時間を取られるため、非効率的です。

納期が曖昧

納期も重要なポイントです。納期が守られなかったせいで業務にも遅れが出ると、会社の信頼問題まで発展するおそれがあります。

例えば「1日に納品します」という約束でも、1日の午前中に納品されるのと、夜中の24時ギリギリに納品されるのでは、受け取る側のスケジュールも変わってきますよね。

とくにメール納品の場合は、時間帯まで話をすりあわせて不安要素をつぶしておきましょう。納期が曖昧な会社は論外です。

納品後のトラブルが異常に多い

単純に最安値で会社を選んでしまうと、納品後のトラブルが異常に多く、担当者が振り回されることになるかもしれません。

納品後のミスの代表格は、ミスの連発や納期の遅れです。見積もり時点では加算されていなかった料金が不当に追加されるケースもあります。口コミ情報もチェックして、悪質な会社にひっかからないようにしましょう。

発注のプロセスで注意したいこと

旧漢字や表組文字の処理

同じサービスでも代行会社によって、標準サービスとして扱うかオプション扱いにするか、判断が異なります。手書き文字でも俳句など墨でしたためられた文字や達筆、旧漢字や漢文、癖字が多いときは、追加料金が発生するかもしれません。

ルビや注釈、赤字校正が大量に入っている原稿など、一般的に読みにくいと感じる原稿も、オプション扱いになるのかどうか、発注のプロセスで金額を確認しておきましょう。

原本の受け渡し方法

原本の受け渡し方法も色々あるので、発注の段階で確認しておく必要があります。PDFなどデータをメールでやり取りする方法や郵送も便利です。情報漏洩リスクを避けるため、スタッフに直接手渡しする方法を選べる会社もあるので、相談してみてください。

納品の最終形態を確認

納品の最終形態も確認しておきましょう。例えば、同じグーグルのツールでもグーグルドキュメントやスプレッドシート、スライドなど、入力先は複数あります。

マイクロソフトオフィスの場合も、ワード、エクセル、パワーポイントなど納品形態を指定しなければなりません。「エクセルにまとめたデータをメール送信で納品」など、具体的に指示する必要があります。

「はやい・正確・安全」なリスモン・マッスル・データグループの料金が安い理由

海外データ入力のデメリットを払拭

リスモン・マッスル・データグループの文字入力代行サービスは、徹底したコスト対策を貫いています。海外に複数の入力センターを設置することで、コストを抑えながら、大量のデータをスピード処理できる体制も整えています。

「海外の入力センターで、難易度が高い日本語に対応できるの？」と心配になる方も多いでしょう。実際、安くてもミスを連発するセンターもあるようです。その点、リスモン・マッスル・データグループの海外センターは、クオリティを保つために徹底した対策を施しています。

設置エリアも同じ漢字文化で治安のよい地域を選び、人材の日本語教育にも力を入れています。地元の学校と提携し、安定した人材を確保する仕組みを完備している代行会社は中々ありません。

さらに、人材やシステムは国内センターで最終的に一括管理するシステムなので、安心です。また、とくに秘匿性が高い選挙関連のデータ入力などは、国内のセンターで対応するなど、きめ細やかな対応を期待できます。

個人情報を守るセキュリティ対策

リスモン・マッスル・データグループのセキュリティ対策は、国内最高レベルです。プライバシー・マーク、情報セキュリティマネジメントの国際規格ISO/IEC27001も取得し、第3機関に最高水準の安全性が認められています。

ハイレベルなベリファイ入力

リスモン・マッスル・データグループでは、ミスがないようデータを2人のオペレーターによって2回打つベリファイ入力を採用しています。さらに精度を上げるため、項目ごとに打つ厳しいルールを徹底しています。

他にも、1つの画像処理に複数のオペレーターが関与するスタイルや連想入力、最新鋭の入力専用機でリアルタイム監視を実施する工夫で、高精度の仕上がりを期待できます。