名簿入力代行サービスの活用法と３つの注意点

名簿入力代行サービスに依頼できること

手書きの名簿情報をデータ入力（名刺・選挙人名簿・同窓会名簿・従業員名簿）

名簿の手書き文字のデータ化は、データ入力代行サービスの代表的なものです。一昔前まで、名簿は手書きがあたりまえでした。けれど、パソコンとスマホが普及した今、手書き文字は読みにくく感じてしまいますし、紙の名簿は社内でも共有しにくいアイテムになっています

会社に手書きの名簿が大量に眠っているなら、代行サービスに依頼してデータ化を進めましょう。名刺を台紙にはりつけて保管している名簿も、データ化できます。顧客名簿はもちろん、従業員名簿や選挙人名簿、同窓会名簿など、名簿は大切な情報の塊なので、眠らせておくのはもったいないことです。

名簿データからリスト作成

データ化した名簿から、リストを作成することも可能です。地域や業種など項目別にリスト化することで、より活用しやすくなります。

代行会社によって、分散していた情報を1つにまとめるサービス、複数の名簿データを集めてビッグデータを作成するサービスなど、色々なサービスが用意しています。

名簿データの解析

名簿のデータ内容を解析し、営業活動や研究、検証に活かすこともできます。性別や年齢、住所などを詳しく分析した結果を販促キャンペーンに反映させると、成果に結びつきやすくなるはずです。

また、マーケティングのために名簿をデータ化する場合、名簿には記載されていない代表者や資本金などの情報を調べ、補完しながら入力してくれるサービスも狙い目です。オプション料金はかかりますが、名簿に付加価値が与えられ、的確な戦略を練りやすくなるでしょう。

名簿の住所・宛名をハガキに印字

名簿関連の代行業務に強い会社なら、DM作成や送付、ハガキの発送までお願いできます。ハガキに印字し、送付するまでの業務も手間がかかるので、まとめて依頼できると本当に便利です。

最近は選挙キャンペーンでも、ハガキ送付などの裏方業務を代行会社に任せる選挙事務局が増え、代行サービスの利用こそ勝敗を左右する大事な要素だとされています。

代行サービスを活用するメリット

保管スペースの縮小

データ入力代行サービスを活用して名簿のデータ化を進めるメリットは、保管スペースの縮小です。社員名簿から役員名簿、顧客名簿･･･会社にはたくさんの名簿が眠っています。

社員数が多い大企業ほど、名簿を保管するための広大なスペースが必要です。もちろん、すべての名簿をデータ化できるわけではありませんが、少しでもペーパーレス化が進めば、保管スペースは一気に縮小できます。

紛失や盗難も予防しやすくなり、「紙が破けた！」なんて破損や経年劣化のリスクもありません。自社でデータ化すると時間と人手がいくらあっても足りませんが、データ入力の代行会社に依頼すれば、短期間で正確なデータ化を実現できます。

顧客を管理しやすい

名簿の入力代行サービスを活用するメリットの1つは、顧客を管理しやすくなることです。単純に手書きの文字情報を打ち込むだけではなく、優秀なデータ入力代行会社は名簿データを活用するための最新ノウハウがあります。

名簿データのリスト化や補完入力、解析、ビッグデータ化を行うことで、顧客も管理しやすくなり、ビジネス戦略を練りやすくなります。

ハガキなどDM送付に活用しやすい

データ入力代行サービスを活用すると、ハガキなどDMの送付も楽になります。紙ベースの名簿だと、DMを送るときも送付リストを作成するのも大変です。

名簿を1枚1枚めくって顧客情報を探す必要があるため、時間がかかります。データ化するだけでも検索しやすくなりますが、さらにキーワードや条件で紐づけることで、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。

成約率の高さでリストを組み直し、宛名ラベルの印刷から郵送までワンストップで依頼できる代行会社もあります。

依頼するときの3つの注意点

納品時期が遅い

名簿入力代行サービスを利用するとき、「納品が遅い」なんてネガティブな口コミが多い会社は避けましょう。納品で待たされると、費用対効果が薄れてしまいます。

データ入力のプロに依頼するメリットは、社内の人間では膨大な時間がかかるような作業を短期間で完了できることです。そもそも、あまり急いでいないなら、時間をかけて業務の合間に社内で対応すればよい話ですよね。

スピード感もコスパを判断する目安になります。納品時期が遅い会社より、スピード対応できる体制が整った会社に依頼した方が、なにかと安心です。

精度が低い

精度が低い代行会社も論外です。スピードに加え、精度の高さも、代行会社に依頼する重要な目的になります。データ入力は単純作業とはいえ、情報を一定のスピードで正確に打ち込むためには専用のスキルが必要です。

もちろん、AIではなく人間の手作業なのでミスをまったくなくすのは簡単ではありません。そのため、精度の高さで定評がある代行会社なら、人的ミスを予防するためにベリファイ入力という2度打ちなど、品質を保つための対策を施しているはずです。

精度が低くミスが多いと修正対応に追われることになります。肝心なデータの信用性にも関わるので、軽視できない問題です。

セキュリティが甘い

名簿は個人情報が凝縮されているので、セキュリティが甘い代行会社には任せられません。セキュリティレベルを客観的に証明するプライバシー・マーク等を取得しているかどうかも、依頼する会社を絞り込む大切なポイントの1つです。

ホームページや資料をチェックして、どんなセキュリティ対策を導入しているのか調べておきましょう。

リスモン・マッスル・データグループの名簿入力代行サービスが選ばれる3つの理由

名簿入力代行サービスを依頼するときは、国内トップレベルのセキュリティ体制が整っているリスモン・マッスル・データグループがおすすめです。

料金が安いのに納期がはやい

リスモン・マッスル・データグループの名簿入力サービスは「料金が安いのに納期がはやい」と評判です。大量の代行業務も納品がはやいのは、国内外に7ヶ所も自社の入力センターを設置し、コストダウンとスピード対応できる体制を整えているからです。

入力オペレーターの人数を十分に確保しているので、繁忙期も含め、いつ依頼しても納品までに待たされずに済みます。

納期がはやいのに精度が高い

納期がはやくてもミスだらけでは話になりませんが、リスモン・マッスル・データグループは精度の高さでも定評があります。海外センターでも日本語に特化した人材教育を定期的に実施し、最低でも2人以上のオペレーターが入力してエラー率を下げるベリファイ入力を徹底しています。

BPO会社のワンストップサービス

リスモン・マッスル・データグループはBPO会社なので、データを活用する提案力も抜群です。細々とした裏方業務から、業務効率化のためのマーケティングアドバイスまで、ワンストップで委託できるところも選ばれる理由の1つかもしれません。