キャンペーン事務局代行サービスの選び方と3つの注意点

代行すると楽になる！キャンペーン事務局の2大業務

企画業務（イベントの企画立案・商品選びなど）

キャンペーン事務局の細々としたお仕事はたくさんありますが、内容によって企画業務と事務業務に分けられます。とくにキャンペーンの企画・立案は、利益に直結する大切なプロセスです。

自分の評価にもつながるところなので、担当者が本腰を入れてとりくみたいところですよね。1日の労働時間はきまっています。コア業務にじっくり集中するためにも、任せられる仕事は代行会社にアウトソーシングしてみませんか？

商品選びや応募規約の取り決め、広告など宣伝活動、応募ハガキや応募サイトのデザインなど、諸々の業務を代行してもらえれば、時間と人材を確保できます。もちろん、企画立案が得意な代行会社もあるので、キャンペーンのすべての業務をアウトソーシングすることも可能です。

事務業務（抽選実施・プレゼントの梱包など）

キャンペーン事務局の負担になるのが、抽選の実施やプレゼントの梱包などの事務業務です。電話や私書箱、ブースの設置から、運用マニュアルの製作、応募ハガキの印刷、配布など、数え切れないほどの雑務があります。

とくに厄介なのが、問い合わせ対応です。受付時間がきまっている電話はともかく、メール、チャット、SNSは24時間稼働しているので、専用の人材を投入しなければなりません。ツイッターも宣伝効果は抜群ですが、反応が大きいほど対応も大変です。

ハガキやウェブで集まった情報をまとめ、応募状況を把握した上で抽選を行い、当選者に連絡するのも事務局の役目です。他にもプレゼントの梱包や発送など、いくら人手があっても足りない状況になります。

キャンペーンが終わった後もやることが多く、すぐに一息つくことはできません。営業活動に活かせるよう、取得した個人情報のデータ化も行う必要があります。

こういった裏方業務はすべて代行可能です。現場の疲労感も軽くなり、キャンペーンの開催数が増えた事例もたくさんあります。

キャンペーン失敗の敗因に･･･代行会社選びで注意したいこと

①当選者の名前がちがう･･･データ入力は正確？

裏方業務をアウトソーシングするキャペーン事務局が急増していますが、契約する会社は慎重に選びましょう。キャンペーン事務局の仕事の中でも、データ入力やリストづくり、DM発送などが外部委託しやすい業務になりますが、信頼できない会社に自社の大切なデータは預けられません。

価格帯だけではなく、ミスの多さで悪評が立っていないかどうか、会社の評判も調べる必要があります。オペレーターの所有資格やキャリア、ベリファイ入力の有無など、ミスを防ぐための対策を施しているかどうか、データ入力の正確性を確認しておいた方が安心です。

正確性に問題がある代行会社だと、当選者の名前や住所の打ち間違えが多くなり、誤配送などトラブルが立て続けに勃発するおそれがあります。第一、名前を間違えられて気持ちが良い人はいません。企業の信頼問題にもつながりかねない問題です。

②個人情報がSNSに流出･･･セキュリティ対策は大丈夫？

キャンペーンによって個人情報がSNSに流失するトラブルが、近年急増しています。企業の信頼性が失われてしまったら、利益どころか利益の損失に直結しかねません。キャンペーン事務局代行サービスを利用するときは、セキュリティ面を重視して会社を選びましょう。

③リスト作成から発送までワンストップで頼めると便利

キャンペーンに付随する業務は数え切れないほどたくさんあるので、リストの作成からプレゼントの発送までワンストップで依頼できる会社だと便利です。

データ入力はこの会社、商品発送はこの会社･･･と依頼を分散させると、指示を出す担当者の負担も大きくなります。せっかく業務効率化のために代行サービスを利用するなら、広範囲をカバーしてくれる一社にお任せした方がなにかとスムーズです。

選挙の勝因は代行サービスが鍵？

事務局が悲鳴を上げる裏方業務

裏方業務が多い選挙の事務局も、最近は代行サービスを活用するケースが増えてきました。慢性的な時間不足、人手不足に悩んでいない選挙事務局の方が少ないのではないでしょうか。

名刺や名簿のデータ化、DM発行業務、アルバイトの手配など、細々とした仕事が山積みになり、離脱するスタッフも･･･。事務所にかかってくる電話や来客の対応も片手間では難しく、支援要請のコールや挨拶回りも欠かせません。

アウトソーシングできる業務を外部に任せることで、戦略固めや演説など選挙の勝敗を握るコア業務に集中しやすくなります。「選挙の勝因は代行サービスの活用」と断言する事務局も増えていることから、アウトソーシングを上手に利用することも立派な戦略の1つといえそうです。

代行サービスを気軽に頼めない事情とは

細々とした雑務でギブアップ寸前でも、気軽に代行サービスを頼めない選挙事務局も･･･。機密性の高い情報が飛び交う特殊な現場なので、気軽に代行サービスを利用しにくい事情があります。

選挙事務橋の業務をアウトソーシングしにくいのは、情報の漏洩トラブルが致命傷になるからです。データ入力やDM発送を請け負ってくれる業者はたくさんありますが、セキュリティ体制には差があります。

裏方業務を外注したくてもできず、ジレンマを感じている事務局も多いはずです。ただ、セキュリティ体制が万全で選挙サービスの強さで定評がある会社なら、信頼して代行サービスを利用できます。

選挙サービスに強いリスモン・マッスル・データグループ

キャンペーン事務局の代行サービスの中でもとくにセキュリティレベルが高いのが、リスモン・マッスル・データグループです。国内の選挙事務橋からの信頼も厚いため、安心して依頼できます。

当選率100％の噂は本当？

数あるキャンペーン代行サービスの中でも、選挙キャンペーンの強さで知られているのが、リスモン・マッスル・データグループです。なにしろ、依頼した議員が全員当選しているそうで、継続契約の多さからも仕事に対する満足度が伝わります。

選挙事務局に選ばれる3大理由

リスモン・マッスル・データグループが選挙事務局に選ばれる理由の1つ目は、万全なセキュリティ体制です。プライバシーマークの他、情報セキュリティマネジメントの国際規格も取得し、安全性を客観的に証明できます。

画像やデータに含まれる個人情報を送るときはセグメント化のルールを貫き、情報の漏洩リスクを回避しています。建物にも総合警備保障で防犯に備え、入口の入出コントロールや防火対策の徹底など、選挙事務局に信頼して依頼されるのが納得できる環境です。

選ばれる理由の2つ目は、ニーズに臨機応変に対応できるところです。リスモン・マッスル・データグループはコストカットのため、海外にも自社のデータ入力センターを設置しています。

ただ、選挙事務局の多くは「国外に名簿を出したくない」と希望するため、選挙関連の仕事は海外センターを使用せず国内のセンターで対応しています。

選ばれる理由の3つ目は、選挙サービスに必要な業務工程を丸ごと外部委託できるところです。名簿のデータ化からDM発送、選挙後の伝票データ業務まで対応可能で、次回の選挙で即役立つ名簿リストもすばやく仕上げます。

選挙期間中に発行された領収者やレシートをまとめ、データ化する作業だけでも相当な時間がかかりますが、こういった裏方業務も任せられます。

さらに、リスモン・マッスル・データグループはBPO企業なので、さらなる業務効率化のためのアドバイスも可能です。当選率100％の実績を「縁起がいい」と喜ぶ議員も多いそうですが、評判以上に契約する価値がある会社と言えるでしょう。