名寄せ処理の方法とは？効率的な顧客管理・データ管理のポイント

名寄せ処理は必要？

名寄せ処理とは

名寄せ処理とは、社内でバラバラになっているデータを1つに統合し、社内で共有できるデータベースを完成させるための作業です。

同じ営業チームでも、それぞれの営業パーソンが独自のターゲットリストを作成し、保有していることも、よくあります。見込み客のリストは営業成績に直結するので、オープンにするのは抵抗があるかもしれません。

しかし、今は名寄せを行わず、リストを共有しないことの損失が浮き彫りになり、営業部門全体で成績を上げるため、情報の共有化が進められています。

企業の信用問題？名寄せ処理をしないと起こるトラブル

名寄せ処理を行っていない会社では、場当たり的な営業方法になりがちです。見込み客がかぶっているにも関わらず、各営業パーソンが積極的なアプローチを続けて「しつこい」と思われることも･･･。

DMやメルマガが何通もくるだけでわずらわしいのに、内容が同じものが届いたら、信頼をうしなうきっかけになりかねません。既存の顧客でも解約トラブルにつながる問題です。

顧客データは必ずダブる

顧客データが社内に分散している以上、必ずダブるものだと認識しておきましょう。たとえば個人のスマホの連絡帳も、メールと電話番号の紐づけでは旧姓と結婚後の苗字や、スマホと自宅の電話番号は別々に登録されていることはよくあります。

自分は同じ人物だとわかっていても、他の人は同一人物の情報だと認識できません。とくに会社は営業部門、マーケティング部門、コールセンター部門など、各部門で顧客データを抱えているので、重複データは山ほど含まれています。

効率的な顧客管理・データ管理のポイント

顧客データを一元化

効率的に顧客を管理するためにも、名寄せによるデータ一元化は欠かせません。顧客管理システムを統合すれば、1人1人に一貫性の高いサービスを提供できます。成約率が高い的確なアプローチもしやすくなるでしょう。

単純にデータをまとめるだけでは、重複情報や古い情報だらけの信用できないデータベースになってしまいます。しつこいDMの一斉送信によるクレーム騒動や、ハガキが宛先不明で戻ってくるトラブルが続々と起きる原因になります。

名寄せ処理を省略している限り、顧客満足度や利益を引き上げるようなデータベースはつくれません。

代表者名もすぐ変わる！データの鮮度&正確性をキープ

顧客データをしっかり管理するためには、名寄せとデータクレンジングは定期的に実施する必要があります。

たとえば企業統合も度々行われるので、企業名や代表者名も割とすぐに変わる情報の1つです。鮮度と正確性は顧客管理、データ管理の肝になるので、データベースの定期メンテナンスも欠かせません。

システム改善の度に名寄せが必要

システム改善時など、こまめな名寄せこそ、ビジネス価値の高いデータベースづくりの秘訣になります。他の会社がグループ傘下に入ったときも、新しいデータを名寄せしてデータベースを再統合する必要があります。

名寄せ処理の方法

顧客データ統合前に必要な2つの作業

名寄せ処理で顧客データを統合する前に、2つの準備作業が必要です。最初の準備は、現状の把握です。社内に散在するデータをかき集め、各データに入力されている属性情報をチェックしてください。

次に、ゴールを設定します。同じ名寄せ処理でも目的によって必要な項目は変わってきます。即戦力になるデータベースに仕上げるためにも、名寄せ処理を行う目的をはっきりさせておきましょう。

データクレンジングは名寄せプロセスの1つ

データクレンジングも、名寄せ処理のプロセスの1つです。実際に名寄せ処理にとりかかると、表記ミスの多さにおどろくかもしれません。単純な打ち間違いの他、古い情報が大半を占めることが判明し、愕然とする担当者も多いようです。

こういった入力ミスや古い情報、ばらばらになっている表記ゆれを統一するのも、データクレンジングの大事な役割です。たとえば苗字と名前の間に空白を入れるかどうか、空白自体全角にするか半角にするか･･･など、細かいところまで入力ルールを取り決めます。

データ抽出時、形式が揃っていないと、正確に検索できないことがあるため、「氏名の間には半角の空白を入れる」などルールを決めて共有化を徹底しなければいけません。

企業の名寄せ処理は手作業できる？

企業の名寄せ処理を手作業でするのは、無謀な行為かもしれません。一大業務としてチームを組み、専用の人材を投入できる会社であればともかく、1～2人では膨大な時間がかかってしまいます。

日本語はとくに難易度が高い言語なので、苗字の漢字表記だけでも厄介です。たとえば日本人に多い苗字の「たかはし」も「高橋・髙橋・高梁・高矯」など正確な漢字変換なのか、確かめなくてはなりません。

データ入力の専門会社ならスピード処理できるシステムや人材が揃っていますが、普通の社員がすべて手作業で行うのは一筋縄ではいきません。

作業はツール任せでOK？

名寄せのツールを使えば、手作業のプロセスを大幅にカットできます。ただ、日本語の難易度や合併された市区町村、会社の多さを考えると、完全にツール任せにするのも簡単ではありません。

たとえばエクセルの関数を使うやり方もセルや行の細かい指定が多く、とてもツール任せにはできない細々とした作業に追われることになります。

名寄せの専用ツールも搭載されている機能にも差があります。コストのかからない無料版だと、アナログ的な作業を求められる場面が増えるかもしれません。

名前や住所の表記ゆれに対応！リスモン・マッスル・データグループのデータクレンジングサービス

リスモン・マッスル・データグループのデータクレンジングサービスは、「処理方法が丁寧」とユーザーから評価されています。名寄せツールを操作する必要もなく、全プロセスを委託可能です。現場の負担を減らし、本業に専念してもらうためにも、依頼してみませんか？

氏名の表記ゆれ

リスモン・マッスル・データグループのデータクレンジングサービスは表記ゆれに強く、氏名の表記ゆれにもしっかり対応できます。

セキュリティ対策も万全で、国内外の7拠点で自社のデータ入力センターを設置しています。海外センターでもオペレーターの日本語教育に力を入れているため、安心して任せられます。

住所の表記ゆれ

住所の表記ゆれも、正確なデータベースづくりの大敵です。漢数字と算用数字が入り混じっている状況で、ハイフンやカッコなど記号についても全角、半角、機種依存文字が混合しています。

リスモン・マッスル・データグループは住所の表記ゆれにたいしても、特定のルールで統一し、市区町村の合併による名称の変更にも厳密に対応します。

社名の表記ゆれ

社名の表記ゆれに関しても、細心の注意をはらって処理します。社名をまちがってしまうと、大変な失礼にあたり、まとまる商談がこわれることも･･･。

似ている名称の組織も相当数ありますし、前株か後株かどうかも厳密に決まっているので、ビジネスで使うデータベースには正式名称を入力しなければなりません。

リスモン・マッスル・データグループは細かい表記ゆれもチェックしながら、条件通り正しい名称でデータクレンジングを行います。