名寄せにエクセルを活用｜簡単な方法や便利なツールも解説！

名寄せ（マージ）の基礎知識

名寄せ（マージ）とは

名寄せとは、データを使いやすいようにまとめる作業のことでマージとも呼ばれます。
複数のデータを寄せ集め、重複している情報をまとめながら、1つのデータベースに集約するのが名寄せ作業です。

名寄せは必要？

せっかくデータベースがあっても、情報が整理されていないと活用できません。名寄せもデータクレンジングもしていないデータは、信用できません。

重複情報や古い情報だらけのデータをもとに営業活動を進めても、効率的なアプローチはむずかしいでしょう。顧客情報がかぶっているため、複数の営業パーソンが1人の顧客に対して、メールの一斉送信を行ってしまうことも･･･。

「同じメールが何通も届いて迷惑」、「担当者が誰かわからない」、「誰に返信すればいいの？」、「断ったのにちがう人が連絡してきて困る」といった行き違いが勃発し、会社の信頼を失いかねません。名寄せは決して後回しにはできない会社の重要課題です。

Excelを使うマージの方法

VLOOKUP関数で名寄せ以外の作業効率もUP

名寄せのやり方は色々ありますが、エクセルを使う方法もあります。たとえば、エクセスで複数のデータを扱うときに欠かせないVLOOKUP（ブイルックアップ）関数も、名寄せをふくめ様々な場面で作業効率を上げるのに役立ちます。

VLOOKUPの構文「＝VLOOKUP（検索値，範囲，列番号，検索の型）」

「企業名から、住所を抽出する」、「メールアドレスから姓名を抽出する」、「顧客IDを元に、指定した期間の累計購入金額を抽出する」といった活用方法があります。

VLOOKUP関数のやり方で気をつけるところ

VLOOKUP関数で名寄せを行う方法はエクセルを使うために、コストをかけずに手軽にとりかかれます。ただし、大量の案件には向かないので注意しましょう。

エクセルによる名寄せは細かい手作業になるので、時間も神経も使います。例えば、VLOOKUP関数で範囲を指定するときは、F4ボタンで絶対参照にしてからコピーするプロセスを踏まなければいけません。

このプロセスを抜かすだけで選択範囲がずれ、エラー表示の「N／A」が出ます。エラー表示ではなく誤った数値が表示されることもあるので、名寄せどころか信用できないデータに改悪されかねないため、気をつけてください。

100件程度のデータならなんとかこなせても、データのボリュームが1,000件、10,000件を超えると、とても対応できなくなります。大量データを名寄せするときは、名寄せの専用ツールやアウトソーシングを検討しましょう。

名寄せの便利ツール

名寄せツールのメリット&デメリット

名寄せは手作業でも実行できます。ただ、上記の通り手間暇がかかるために、専用ツールを使った方が効率的です。時間短縮と労力の軽減は名寄せツールを使うメリットになります。

ただし、名寄せツールもスイッチ1つですべての作業が終わるわけではありません。担当者はスムーズに使いこなせるようになるまで、マニュアルを読み込む必要があります。

また、会社向けの本格的なものだと高額の費用がかかるものもあるので、投資する価値があるか検討しなければいけません。

無料ソフト「OpenRefine」

「OpenRefine」はグーグルが開発した名寄せができる無料ソフトです。データクレンジング、プログラム言語を使用したデータ変換など、名寄せに必要な機能はすべてそなえています。APIサービスを経由し、郵便番号などの情報から住所を取得するなど、顧客情報の補完も可能です。

名寄せエンジン「FORCAS」

「FORCAS」は名寄せもできる高機能タイプのツールです。顧客のID整理など一般的な作業はもちろん、既存顧客を分析した上でリストを作成する機能が強みです。成約率の高さを反映したリストづくり、マーケティングの方向性に合わせたリストづくりで定評があり、顧客傾向のグラフ化もできます。

ただし初期費用や月々の利用料金は安くないため、契約するかどうか慎重に決める必要があります。

自力で名寄せするデメリット

肝心の業務に支障が出る可能性

名寄せの作業はエクセルなどを使って自力でも可能です。ただし、相当な時間を奪われることはまちがいないので、肝心の業務に支障をきたすおそれがあります。会社全体の生産性が低くなり、社員のやる気がそがれることも･･･。

そもそも「優秀な営業パーソン＝データ入力もプロレベル」とは限りません。膨大な時間と労力を費やしたあげく、精度に問題がある仕上がりになる残念なパターンも多いでしょう。

名寄せやデータクレンジングは正確性が命なので、即戦力になるデータベースづくりは一筋縄ではいきません。

入力ルールをつくるのも大変

自力で名寄せをする場合はデータクレンジングも同時に行う必要があるので、入力ルールをつくる必要があります。

たとえば企業名を正式な社名にするプロセスでも、全角カッコ、半角カッコ、特殊文字の「（株）、(株)、㈱」を「株式会社」に置換し、後株と前株が正確かどうかなどチェックします。

英数字が混ざっている会社も重複リスクが高いので、神経を使います。一般的に「A会社」と呼ばれていても、正式名称が「A会社」なのか「エー会社」なのか「エイ会社」なのか、確認しなければいけません。

数字も漢数字と算用数字を統一するなど、マニュアルを社内で共有するためにも、細かいところまでルールを徹底します。共通のルールがないと、派遣社員やアルバイトを雇うときも正確な指示が出せません。

定期的なメンテナンスも必要

名寄せやデータクレンジングは、1回きりで終わりません。情報も商品の在庫と同じように、いつ出荷しても問題ないよう最新の状態をキープする必要があります。

会社名や住所が変わることはよくあるので、正確性を維持するためにも定期メンテナンスが欠かせません。

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