文書のスキャニング作業のやり方や手順について徹底解説

スキャニング作業のやり方は3通り

文書をスキャニングする方法は3通りあります。それぞれメリット、デメリットがあるので、使い勝手がよさそうなものを選びましょう。

コピー機のスキャニング機能を使うやり方

文書をスキャニングする方法の中でも、一番てっとり早いのがコピー機を使うやり方です。コピー機なら、どのオフィスにもあります。

よほど古いコピー機でない限り、スキャニング機能が搭載されているはずです。厳密に言えば、コピーはコピー機能しか搭載されていない機器を指すので、複合機を使うことになります。

複合機はFAX機能など色々な機能を兼ね備え、スキャニング機能も利用できます。

スキャナーでスキャニングするやり方

文書をスキャニングするため、専用のスキャナーを導入しようか迷っている方も多いでしょう。スキャナーも、文書スキャニングのスタンダードなやり方です。

ただし、コンパクトな名刺専用のスキャナーとは異なり、文書用のスキャナーは据え置きタイプの本格的なものになります。

5万円以下で購入できる安いものもありますが、本格的なものだと10～30万円ぐらいの価格帯になります。高価な機器ですが、設定のための操作や文書のセットなど手作業も多く、完全な効率化とはいえません。

スキャニングアプリを使うやり方

スキャニングアプリは名刺のスキャンでも人気がありますが、文書に対応できるタイプもあります。スマホのカメラ機能を使って手軽にスキャニングできるメリットがあり、個人で利用しやすいツールです。

ただし、スキャナー以上に手がかかるアイテムでもあります。自動認識タイプも一見便利そうに思えますが、スキャンしたい部分をうまくおさめるのは簡単ではないため、完全自動というわけにはいかないようです。

結局手動認識タイプの方が微調整しやすい、という意見も少なくありません。いずれにしても、数枚程度ならともかく、ビジネスで使う大量の文書をスキャニングする目的の場合、効率的なやり方ではありません。

書類のスキャニング作業はコピー機を使うやり方が効率的

スキャニング専用機器を買う必要がない

会社の書類をスキャニングするやり方にも色々ありますが、総合的に考えると効率がよいのはコピー機を使う方法かもしれません。

専用機器をわざわざ購入しなくて済むので、コストの面でもメリットを感じられます。普段から使い慣れているため、社内で作業するときもなにかとスムーズです。

電子化した書類データをPDF保存して共有管理

複合機でスキャンしたあとは、電子化した書類データをPDFに変換することもできます。PDFは文章の認識に優れ、閲覧できる環境が多いのが特徴です。

複合機のストレージやネットワーク上のフォルダに保存すれば、社内で共有するときも便利です。

Acrobatなどの有料ソフトを使えば、加工や編集もできます。チームで管理するときも毎回プリントアウトせずに内容をチェックできるため、ペーパーレス化が進み、用紙代の節約にもなります。

コピー機でスキャニング作業する流れ

コピー機で文書のスキャニング作業を行うやり方は、簡単です。まず、ガラス面にスキャンしたい紙の資料を置いて、位置を調整します。

書類をセットしたらホーム画面でスキャン機能を選び、結果の送り先を選択してください。あとはスタートを押すだけでスキャンできます。ファイル形式や解像度の調節など細々とした作業はあるものの、基本的にはコピーをとる流れと同じです。

スキャニングサービスのおすすめはリスモン・マッスル・データグループ

スキャニング代行サービスの中でも、とくにおすすめはリスモン・マッスル・データグループです。

大量データのスキャニング作業は一大業務

文書をスキャニングする方法の中では、コピー機を使うやり方が手軽です。ただし、大量のデータには向いていません。高速処理で定評があるリスモン・マッスル・データグループにアウトソーシングしましょう。

文書の量が多いほどスキャニング作業は一大業務になります。よれている原稿やホッチキス止めされている資料のスキャンも、少し手間取ります。

枚数が少なくても、契約書のような重要書類を扱うときも神経を使いますよね。その点、多様なスキャニング技術をもつリスモン・マッスル・グループは、紙の種類や保存状態によってスキャニング方法を使い分けるなど、きめ細やかな対応が可能です。

スキャニングサービスに依頼すればコア業務に集中できる

スキャニングに時間と労力を奪われるのにうんざりしているなら、リスモン・マッスル・データグループのスキャニングの代行サービスを利用してみませんか？

作業を外部に委託することで時間が捻出でき、コア業務に集中しやすくなります。リスモン・マッスル・データグループは国内外に7ヶ所もデータ入力センターを設置しているため、大量データの高速処理が可能です。

仕事で扱う文書量は膨大なものになるので、コピー機を使用しても、自力で作業することに限界を感じることになるでしょう。

スキャン時間は解像度にもよりますが、一般的な文書なら300dpiでも問題ないため、大体1ページを読み込むために30秒から1分程度の時間がかかります。

画像や写真つきの文書の場合、解像度を600dpiぐらいまで上げる必要があるので、その分処理スピードも2倍以上遅くなります。

画像の有無に関わらず、リスモン・マッスル・データグループは納品スピードで定評があるため、コア業務に専念するための時間を捻出できます。

プロのスキャニングサービスなら業務効率もUP

プロのスキャニングサービスを利用するメリットは、時間の短縮だけではありません。スキャニング作業を社内の人間だけで済まそうとすると、スキャンミスの連発する事態にもなることも･･･。

その点スキャン代行サービスなら、高品質の専門機器を使い、スキャニングのエキスパートに処理してもらえるため、精度の高さも魅力です。

さらに業務効率を上げるため、データ化した書類と検索用のキー項目を紐づける作業もお願いできます。必要な情報をすぐに取り出せる形に整えてくれるため、時短以上に利用する価値があるはずです。