パンチ入力代行に依頼する前に知っておきたいポイントと注意点

パンチ入力代行の基礎知識！最低限抑えておきたいポイント

パンチ入力とは

パンチ入力は、手書きで書かれた各種申込書やアンケート回答など、アナログのデータをデジタル化する仕事です。自社業務の中でも外注しやすい仕事の代表になります。

電子化が進んでも、文章や数字の手書き情報が完全になくなったわけではありません。この手書き情報を1文字1文字入力する作業が、パンチ入力です。

パソコン入力が主流になる以前は、情報の入力はキーパンチ機を使い、キー操作でパンチカードにパンチングをするやり方でした。

この名残で今でもパンチ入力という呼び名が残っていますが、最近はデータエントリーと呼ばれることが多くなっています。

なお、キーパンチャーは、パンチ入力を専門的に行うスペシャリストを指します。

キーパンチャーに頼めるのは「エントリー」と「ベリファイ」作業のみ

パンチ入力を行うキーパンチャーに依頼できる作業は、限られています。エントリー(文字の入力)とベリファイ(ミスのチェック)作業しか、キーパンチャーに頼めません。

基本的に単純作業のみの依頼になりますが、その代わり入力スピードが速く、正確性を期待できます。

ただし、近年はデータ入力の仕事も引き受けてくれるキーパンチャーも多く、境目は曖昧になっているようです。

パンチ入力業者とデータ入力業者の違い

パンチ入力とデータ入力は混合されることも多々ありますが、本来2つの作業は似て非なるものです。

例えば誤字があったとき、パンチ入力業務では、修正せずにそのまま入力します。一方、誤字を訂正してから入力するのが、データ入力業務です。

データ入力業者には、グラフ化や顧客対応など他のオプション業務を頼めることが多く、サービス内容は多岐に渡ります。

このように、パンチ入力業者とデータ入力業者は対応できる業務内容に差があるので、仕事を依頼するときは注意しましょう。

パンチ入力代行業者に頼む注意点

手書き原稿でもOK？

パンチ入力は元々紙媒体に書かれた手書き情報をデータ化する業務なので、手書きでももちろん大丈夫です。

最近は癖のある手書き文字でも、AIと人の目のダブルチェックで処理できる業者が増えています。ただし日本語以外の言語は業者によって対応できないこともあるので、事前に引き受けられるかどうか、追加料金の有無などを確認しておいた方が安心です。

パンチカードVS OCR技術

情報の入力方法は時代とともに変化し、今はウェブ入力など新たな入力方法が大多数を占めています。

例えば紙文書をスキャナーで読み込み、文字をデジタル化するOCR技術も、新しい業務効率ツールの１つです。こういった最新の入力方法と比べると、パンチ入力は劣っているように思えるかも知れません。

しかし、古い文書の文字や日本語独特の表記をデータ化するときなど、AIを導入しても100％コンピュータ任せにはできない一面があります。

キーパンチ機こそ廃れたものの、パンチ入力の仕事はいまだに健在です。依頼内容によっては、AIメインの業者より、熟練キーパンチャーが大勢在籍する老舗の入力代行業者の方が頼りになるかも知れません。

もちろん、シンプルなデータ入力も精度が高く、OCR対応も可能な業者なら、理想的です。

オプション対応は必要ない？

入力作業の代行業者を選ぶとき、本当に単純な入力業務なら、パンチ入力代行が得意な業者の方が向いているかも知れません。

一方、データの編集やリスト化、グラフ化などオプション対応が必要とされる場合は、データ入力を主軸にしている代行業者に依頼しましょう。

業者によって得意分野が違うので、依頼する内容によって入力代行業者を賢く使い分けることが大切です。

ベリファイ入力のチェックがぬるい業者も

ベリファイ入力のチェックがぬるい業者も増えているので、要注意です。ベリファイ入力は、2人のキーパンチャーがミスを検出しながら仕上げる方法で、多くの入力代行業者が導入しています。

ただ、チェックする人間の能力差によって、ミス検出率の高さは左右されます。契約前に在籍スタッフの所有スキルなど、一歩踏み込んでベリファイ入力のレベルを見比べましょう。

他にも、人間による目視チェックに加え、各種チェックツールを組み合わせている業者もおすすめです。

単価が安い個人に外注するデメリット

個人の在宅ワーカーに直接パンチ入力の外注を依頼すると、専門業者より単価が安くなる傾向があります。ただし、正確性やスピードの問題から、在宅ワーカーとの直接取引はあまりおすすめできません。

一般的な入力代行業者が導入するベリファイ入力やAI検査など精度を上げるための対策も、個人が同じレベルでこなすのは至難の業です。

また、入力業務が大量にある場合も、たった一人で速く正確に処理するのは簡単ではありません。面接なども行わないため、納品前に連絡が取れなくなる･･･なんて最悪の事態が起きるリスクも伴います。

単価の安さより、精度やスピードを重視し、外注先を選んだ方が結果的に得策になることが多いでしょう。

リスモン・マッスル・データグループはデータ入力の最新形

データ入力後の電子サービスも充実

自社の社員が単純な入力業務に追われているなら、人材の無駄使いになりかねません。データ入力の外注は、リスモン・マッスル・データグループの入力代行サービスがおすすめです。

国内の入力センターには、10年以上のキャリアを持つオペレーターのみ在籍し、連想入力など高度な入力技術を備えた人材が揃っています。

ベリファイ入力のクオリティも高く、リアルタイム監視を実施できる最新の入力専用機も導入しています。

しかも、入力を終えたデータを活用する最新の電子サービスも充実しているので、業務の効率化も期待可能です。自由にキーワード検索できるシステムの構築など、便利なサービスが色々あるので、チェックしてみてください。

BPO企業のセキュリティ対策

リスモン・マッスル・データグループはシステム開発などBPOサービスも行う会社なので、セキュリティ体制の整備には特に力を入れています。情報漏洩リスクが不安な方も、安心して利用できるでしょう。

画像やデータを送るときもセグメント化を徹底し、アウトソーシングに伴う情報が漏れるリスクを回避しています。プライバシー・マーク認証基準準拠のセキュリティ体制も万全です。

大手金融機関との取引実績も多く、50年以上の歴史を積み重ねているところからも、信頼性がよく分かるはずです。