外注の注意点:その他Q&A


その他Q&A

Q:データ入力はどんな工程でおこなっていますか?

A:大量の事務処理を正確に行う方法は、どれだけしっかりした事務工程を組めるかにかかっています。入力データは商品のように形がないことから、出来上がりを見ただけでは、どのような工程でデータが作成されたのか全くわかりません。工程なんてどうでも良い、期日に物が納品されればそれで良いという人もいますが、果たしてそうでしょうか?

例えば、出版社では1冊の本を仕上げるのに2校、3校、4校と何度も校正を重ねます。昔の本には誤字脱字は少なかったですが、最近の本は違いますね。
これは、出版社が経費削減のために校正の回数を減らしたりとか、校正をプロではなく素人に仕事を任せたりとかしているためです。このように、データの品質は工程数と作業者の技術に比例します。問題となるのは、費用が工程数に比例してしまうことです。

『データ入力はどんな工程で行っていますか?』との質問は、データの品質、価格の妥当性を判断するために行うものです。例えば、A社は『住所、名前を15円で入力します』と言います。B社は『20円で入力します』と言います。単純に見ればA社の方が安いのですが、本当に安いかどうかは工数を見ないと判断できません。例えば、A社は1回入力、B社は2回入力でデータを作成しているとします。

 価格工数1工程当りの価格
A社15円1回入力15円
B社20円2回入力10円

『DM用のデータだから多少の誤字は構わない。日本の郵便配達は優秀だから多少の誤字はあっても届くからよいや。だから安いA社の方が良い』と判断する場合もあります。でも、その場合は、B社にも聞いてみましょう。1回入力であればいくらになりますか?と。恐らく、10円ですと答が返ってくると思います。だから、工数を聞かないと思わぬ落とし穴があります。

なお、一般に、データ入力会社は次の工数でデータを作成しています。下にいけばいく程、精度は高くなります。なお、目検とは入力したデータを目視で校正することです。校正方法には紙にプリントアウトしての校正とパソコンの入力画面から直接校正する2通りの方法がありますが、紙にプリントアウトした方が精度は高くなります。

また、2回入力とは、2人のオペレータに同一原稿を入力させ、入力結果をサーバー上でマッチングを行い、相違箇所を再訂正するという入力方法です。正確性を要求される金融機関のデータは殆どこの方法で作成されています。「2回入力+2回入力」については、ここまではと思う方も多いと思いますが、大学入試やアナリスト等の資格試験にはこの方法が使われています。

工程精度の目安備考
1回入力97.0~99.5%再チェックがない為に入力者によりかなりのムラあり。
1回入力+目検99.5%一般的にはこのあたりが必要最低限の水準か?
在宅などの場合、本人に目検をさせる場合もありムラが出る。目検者は替えるのが基本。
2回入力99.95%特殊なソフトがないと2回入力は無理。
出来る会社と出来ない会社あり。
2回入力+2回入力99.9999%大学入試やアナリスト試験で使用。
外注の納品結果を再度社内で校正している場合は、この方法で全て外注先に任せたほうが、コスト・品質面で有利になるケースが多い。

工程を聞いたら今度は精度を聞いてみましょう。即答できなければ、会社として精度は全く管理していないということです。オペレータ、在宅のデータ入力技量もノーチェックです。また、上記の精度の目安と全く異なる数字を言ってきた場合は、あてずっぽに答えているだけで、これも信用になりません。

Q:入力単価はどのように決まるの?

A:恐らく、入力原稿のサンプルを見せてと言われるでしょう。何故、この質問があるかというと、基本的にデータ入力価格は文字数で決まりますが、入力原稿によって打ちやすいものと打ちにくいものがあるからです。
例えば、昔の名刺は比較的入力が簡単でしたが、最近のものは斬新なデザイン、ロゴ、営業メッセージなどあり、入力項目を判断する作業を伴うことから、昔よりも入力は難しくなってしまいます。一般に入力の際に判断が必要になればなる程、入力の生産性が下がることから価格は高くなります。

それでも、記入がきれいで、判断もない簡単なデータ入力の場合で文字単価はいくらですかと聞いてみましょう。
基本的にデータ入力会社は1件あたりの入力文字数に入力単価を掛けて積算しています。入力単価は、入力する文字のタイプにより異なります。入力単価が、入力する文字のタイプにより異なるのは、文字のタイプによりオペレータの入力する手間が変わってくるためです。

個人差はありますが、一般的に、数字の入力が最も簡単で、次がアルファベット・カナ、漢字の順番です。なんとなくわかりますよね。ブラインドタッチができない私でも卓上計算機は早く打てます。
具体的な、文字タイプ別の難易度は、数字:かな:漢字=1:2:4です。つまり、例えば、1時間に数字を12,000文字打てる人は、かなならば6,000文字、漢字なら3,000文字入力できるということです。

外注に出す入力原稿の文字数を文字タイプ別に積算してみましょう。これに文字タイプ別の入力単価をかければ外注価格が決定します。簡単ですよね。過去に発注した仕事の価格を検算してみましょう。恐らく、高い、安いが出てくると思います。今後は、文字単価さえおさえておけば、価格で失敗することはありません。
インターネットで検索すると、よく1文字いくらといった表示をしている会社もありますが、これだと値決めで誤魔化されてしまいます。文字によって入力の難易度が違うわけですから、単価も文字のタイプ別によって違って当然です。

【積算例】
入力項目文字数文字タイプ2回入力単価価格
氏名漢字1.2円4.8円
氏名カナカナ0.6円4.2円
電話10数字0.3円3.0円
合計12.0円

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