外注の注意点


あせって失敗しないように…

簡単なようで奥の深いデータ入力

例えば、あなたが葉書キャンペーンの担当者となって、応募者へのプレゼント発送や応募内容をデータベース化してマーケティング分析するとします。
大型キャンペーンであれば、開始早々、どんどん、どんどん葉書は集まってきます。
何千枚と集まった応募葉書の束の前になすすべもなくなってしまうといったようなことはよくあります。

そこで、さあ大変と、何千と集まった葉書を外注データ入力しようとしますが、普段からいつもお付き合いのある外注先があれば、サービス・価格もよくわかっているので安心ですが(本当のことを言えば、サービスはよくないが、何となくこれまでお付き合いしてきたので、こんなものだと思い込んでしまっている場合もありますが…)、どこも知らないとなると大変です。
「入力」というキーワードでインターネットを検索して見れば、SOHOワーカーから始まって、パソコン入力の有限会社、システムハウスなど、玉石混交で、ざくざくと引っかかってきます。

順番に何社か電話して、運よく良い会社にめぐり合えば、万々歳(まだ早いが…)ですが、とんでもない会社にぶちあたってしまったら交通事故ではすまされません。納期遅れ、データの入力ミスによる誤発送、応募者からのクレームの嵐などなど。
クライアントは2度と取引はしないとカンカンだし、事故処理の為に連日連夜の徹夜などといったことも決して夢物語ではありません。

長々と書いてしまいましたが、実は私も数年前に金融業界より入力業界に転身してきた新参者です。実務経験も、濃密ではありますが、3年程度とあまり長くはありません。しかし、他業界から転身してきたからこそ、よくわかることがあります。
データ入力業界の常識は世間では殆ど知られておりません。この業界の常識を知らないが為に大変に痛い目にあった人をたくさん見てきました。今回は、初めてこの業界とお付き合いする方々のために、データ入力業界の概観をご説明致します。

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どんな外注先があるの?

データ入力の外注先は大雑把に言って、次の3種類に分類されます。

  1. 派遣会社
  2. パソコン入力会社(含むSOHO)
  3. 入力専門会社

お急ぎの方は、早く結論だけ教えてくれと言うかもしれませんが、外注先によって、入力方法、データ作成工程が全く異なるので、単純にどこどこが良いとは言えません。要は、それぞれの外注先のデータ作成の方法を良く理解した上で、最も妥当なところにお願いするということなのですが、禅問答のようですね。
それでは、順番にそれぞれの会社の特徴を見ていきましょう。

1.派遣会社

人材派遣って『猫の手』みたいで便利ですよね。ちょっと困った時に、『たくさんパソコンデータ入力の仕事があるんだけど、ブラインドタッチできる人を1人から2人、派遣してもらえない?』と言えば、直ぐに人手を手配できます。ちょっとしたボリュームの仕事(1人から2人で1週間程度)、ネットワークの関係で社内に来てもらわないと処理できないものなどは、やっぱり派遣がお勧めです。

それでは、派遣がお勧めでない場合ってどんな場合でしょう?それには、先ず、派遣と外注の仕組みの違いを理解する必要があります。

人材派遣は、単純に言えば、『困っている人に人手だけを貸してあげる』という商売です。人手さえ貸してあげれば、派遣会社に責任はありません。
派遣されたスタッフの管理、仕事のできばえなどは、全てあなたの責任となります。結果に満足しなければ、もちろん、後で、『この人代えてよ』だとか、『もう取引しないよ』ということはできますが・・・。

外注はどうでしょう。外注に人の管理はありません。外注は、結果責任を要求します。大工さんに家を建ててくれとお願いして、立派な家をきちんと納期までに建ててもらうことです。欠陥建築であれば、当然、やり直しを要求します。データ入力であれば、『これエラーが多いから打ち直して』とお願いできるかといったところです。

※派遣会社にお願いする場合は、ここに気をつけて

それでは派遣会社にデータ入力スタッフの派遣をお願いする場合には、どんな点に気をつければよいのでしょう?
先ほど、説明したように、派遣は『人手だけを貸してくれる』商売です。だから、派遣者のデータ入力技術が低いと、とんでもなく割高となってしまいます(担当者はとにかく大変だから気が付かないケースも多いですが…)。

データ入力であれば派遣してもらう人はブラインドタッチができる人が良いに決まっています。でも、これだけでは、不十分です。
例えば、ブラインドタッチでもアルファベット入力のブラインドタッチとカナ入力のブラインドタッチの2通りがあります。あなたの名前をそれぞれの方法で入力してみて下さい。例えば、松嶋 菜々子と入力します。カナ入力だと、「マツシマ ナナコ」と8タッチで入力(除く変換)できます。でも、アルファべット入力だと、「matsushima nanako」と17タッチにもなってしまいます。

仮に同じブラインドタッチの能力の人がいて、一方がカナ入力、もう一方がアルファベット入力とします。カナ入力の人の時給を仮に2,000円とすると、同じデータ入力業務をアルファベット入力の人にお願いすると時給換算では倍の4,000円もかかってしまいます。
派遣の際には時給を2,000円から1,800円にまけてなどとやっていますが、実は能力の差のほうが大きいのです。是非、カナ入力の人をお願いしましょう。

それでは、データ入力の速度はどうでしょうか。
データ入力速度は一般に入力専門会社では1時間あたりのタッチ数で計算します。ちなみに、当社のオペレータ50人の平均タッチ数は、1時間あたり16,000タッチです(1秒間に4タッチのスピードで休むことなくデータ入力しているイメージ)。
恐らく派遣会社では派遣スタッフのデータ入力技能をそこまで把握していると思えませんが(おかしな話ですが)、一応、派遣の際には聞いてみましょう。1時間に何タッチくらい打てるのですか?と。

また、スタッフが派遣されてきたら、入力原稿の文字数を概算で把握し、派遣スタッフのデータ入力速度をチェックしてみましょう。
1時間に2,000字程度しか入力できないようであれば、次回は別の人にお願いしましょう。業務にもよるのでなかなか難しいのですが、1時間に4,000字程度入力できていれば合格でしょうか。

2.パソコン入力会社(含むSOHO)

DM、インターネット広告など、積極的に営業しています。価格も家電量販店のように、『住所データ15円から』などと安さを強調するのもこのカテゴリーの会社です。
価格が安いと思わず飛びついてしまいたくなることもありますが、『安物買いの銭失い』とならないようにメリット・デメリットを十分に吟味した上で発注しましょう。

※パソコン入力会社にお願いする場合は、ここに気をつけて

一口にパソコン入力会社といっても本当にいろんな会社があります。オフィスを構えて事務所にパソコンを何十台もおいている会社から、在宅を抱える個人商店の会社まで。また、データ入力の工程を管理しているところから、在宅の集配しかしない私書箱のような会社までといろいろあります。
やはり、どんな会社か最低一度は見に行っておいた方が良いでしょう。事務所にオペレータを集めて情報はきちんと管理してやっている筈だったが、突然に会社訪問してみたら、スタッフもいない事務所で原稿は東北地方の農村に配布された後なんてこともあります。
仕事を依頼する時は、営業担当にいろいろと聞いてみましょう。

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